Altijd te druk? Hier vind je tips!

Ben je altijd te druk? Ben je hoofdzakelijk bezig met de waan van de dag en is er amper tijd om een dag vrij te nemen, een goed gesprek te voeren met een medewerker of aan het bedrijf te werken in plaats van in het bedrijf? Dan is dit artikel voor jou.

Er is natuurlijk niet per se iets mis met druk zijn. Maar druk zijn is niet hetzelfde als productief zijn. Wanneer je productief bent, draag je bij aan het bedrijf. Echter kan het zijn dat je té druk bent, wat ten koste gaat van je productiviteit. Daarom lees je in dit artikel verschillende tips die je kunnen helpen als je te druk bent.

Prioriteiten stellen

‘Geen tijd’ betekent meestal ‘geen prioriteit’. Bepaal welke taken, gesprekken, vergaderingen en telefoontjes daadwerkelijk prioriteit hebben. Wat moet echt vandaag gedaan worden? Dit zijn de dingen die je als eerste doet.

Vervolgens is het verstandig om te kijken hoeveel bepaalde werkzaamheden bijdragen aan het dichterbij komen van je doelen. Welke taken dragen het meest bij aan het bereiken van je (bedrijfs-)doelen? Wellicht kom je zelfs werkzaamheden tegen die weinig of niets bijdragen. Vraag jezelf af of het dan wel gedaan moet worden. Als het op geen enkele manier bijdraagt, waarom doe je het dan?

Keuzes maken

Maak keuzes in wat je wanneer doet. Je kan beter één ding goed doen en afmaken dan twee dingen half doen. Iets wat je half doet, is niet af en vereist op een later moment nog een keer je aandacht. Hierdoor moet je er twee keer naar kijken. Dat is natuurlijk dubbel werk. Maak een keuze wat je eerst doet en maakt dit af, voordat je aan het volgende begint.

Wil je meer weten over het effect van werk dat half is gedaan? Lees dan dit artikel: Te veel werk

Tips voor degene die altijd te druk is

We hebben verschillende tips op een rijtje gezet die je kunnen helpen als je vaak te druk bent.

Meldingen uitzetten

Zoals hierboven werd beschreven is het verstandig om één ding tegelijk te doen. Alles wat voor afleiding kan zorgen, zorgt ervoor dat je langer bezig bent. Uiteraard is het niet in alle gevallen mogelijk om een taak van begin tot eind te voltooien zonder enige afleiding, denk aan klanten die bellen, medewerkers die je kantoor komen binnen lopen enz.

Je kan er wel voor zorgen om zo min mogelijk afgeleid te worden. Zet je notificaties van je mail, Whatsapp, LinkedIn en elke andere app uit. Bepaal zelf wanneer je een app wilt bekijken en voorkom dat je bij elke notificatie je telefoon pakt om te kijken wat er is. Plan vaste momenten in om je berichten te beantwoorden en voorkom dat je bij elke melding wordt afgeleid.

Beweging

Als je altijd te druk bent is de kans groot dat sporten erbij inschiet. Toch is het in alle opzichten verstandig om te sporten. Naast de fysieke voordelen geeft sporten een goed gevoel en werkt het motiverend.

Het moeilijkste met sporten is om te beginnen. Maak daarom de afspraak met jezelf om vandaag te sporten. Als je te druk bent om te sporten, maar je zou het wel willen, ga dan eens na hoeveel tijd je besteedt aan zaken die minder belangrijk zijn. In plaats van ’s avonds een uur op de bank te zitten, kan je er ook voor kiezen om te bewegen of sta een half uur eerder op om in de ochtend te sporten. Plan het in, want ook hier geldt ‘geen tijd is geen prioriteit’.

Multitasken

Multitasken zorgt ervoor dat je langer over bepaalde taken doet. Je moet je aandacht verdelen over twee of meer taken. Dit constant switchen tussen taken zorgt ervoor dat je er langer over doet. Ga maar na: als je gebeld wordt en tegelijkertijd lees je je mail, dan krijg je een groot deel van het gesprek niet mee. Maak daarom eerst één taak helemaal af voordat je aan de volgende taak begint. Op deze manier blijft je aandacht ook niet zitten op de onafgemaakte werkzaamheden.

Voorbereiding voor de volgende dag

Als het herkenbaar is dat je het kantoor binnenloopt en je gelijk bezig bent met de taken en vragen die op je af komen, kan het handig zijn om in het vervolg je dag voor te bereiden. Maak daarom aan het eind van de dag een lijstje met dingen die je de volgende dag wilt doen. Bepaal welke dingen de volgende dag prioriteit hebben en ga daar ’s ochtends gelijk mee aan de slag. Hiermee kan je makkelijker onderscheid maken tussen zaken die prioriteit hebben en zaken die op je af komen, maar minder belangrijk zijn.

Voorkom afleiding

‘Te druk zijn en te weinig tijd hebben’, heeft voor een groot deel te maken met hoe efficiënt je bepaalde werkzaamheden kan doen. Afleiding, in wat voor vorm dan ook, zorgt ervoor dat je langer met iets bezig bent. Onafgebroken een taak uitvoeren gaat vele malen sneller dan de taak uitvoeren wanneer je constant afgeleid wordt.

Voorkom afleiding door bijvoorbeeld de deur van je kantoor dicht te doen. Je kan ook oortjes in doen, waardoor mensen minder snel geneigd zijn je te storen. Uiteraard kan je het ook aan je collega’s laten weten dat je de komende 2 uur niet gestoord kan worden.

Hoe snel je bepaalde werkzaamheden doet, bepaalt voor een groot deel of je te druk bent of niet. Met de actiecyclus krijg in inzicht in de stappen die nodig zijn om een taak uit te voeren. Wil je daar meer over weten? Lees dan Time management verbeteren

Te druk door problemen van anderen

Er zijn medewerkers die de neiging hebben om problemen waar ze tegenaanlopen, neer te leggen bij de leidinggevende. Hiermee wordt niet alleen het werk, maar ook de verantwoordelijkheid overgedragen aan de leidinggevende. Dit moet je voorkomen.

Als leidinggevende kan je natuurlijk een medewerker helpen die tegen een probleem aanloopt. Maar het werk en de verantwoordelijkheid blijft bij de medewerker liggen. Een leidinggevende die dit niet doet, zal het veel te druk krijgen met taken die door iemand anders gedaan zouden moeten worden.

Bekijk je team

Merk je dat sommige medewerkers meer energie kosten dan dat ze opleveren? Dan kan het verstandig zijn om eens goed te evalueren of dit iets tijdelijks is of dat dit een structureel probleem is. Natuurlijk kan een medewerker een periode hebben dat het minder goed gaat en dat je hier energie in moet stoppen. Echter is een medewerker wel aangenomen om bepaalde taken uit te voeren en verantwoordelijkheden te nemen. Het is aan jou als ondernemer om hier een oordeel over te geven.

Blijf organiseren

Als je te druk bent, kom je vaak niet toe aan het doorvoeren van verbeteringen en het verder organiseren van het bedrijf. Terwijl je juist als je te druk bent zou moet organiseren om de situatie te verbeteren. Daarom is het aan te raden om te allen tijde te blijven organiseren. Juist als je te druk bent zou je stap voor stap verbeteringen moeten doorvoeren om de situatie te verbeteren.

Draag niet alleen taken over maar ook verantwoordelijkheid

Als je te druk bent en je draagt taken over naar een medewerker, draag dan ook de verantwoordelijkheid over. Als je alleen de werkzaamheden overdraagt en zelf verantwoordelijk blijft, dan zal je merken dat je zelf nog erg betrokken moet blijven bij deze specifieke taken.

Wil je meer weten over het overdragen van werkzaamheden? Lees dan Taken delegeren

Druk is niet hetzelfde als productief

Iemand die druk is, is niet per se productief. Mensen kunnen enorm druk zijn zonder dat ze daadwerkelijk iets voor elkaar krijgen. E-mails lezen en ‘later’ afhandelen, op LinkedIn scrollen zonder doel, ellenlange vergaderingen of eindeloos koffie drinken met relaties zonder dat er iets concreets uitkomt. Iemand kan zichzelf gemakkelijk bezighouden zonder productief te zijn. Als je te druk bent, schrap dan als eerst zaken improductieve activiteiten.

Wil je jezelf verbeteren op het gebied van efficiency? Bekijk de cursus Het Verhogen van Efficiency