Taken delegeren

Taken delegeren staat bij veel leidinggevenden en ondernemers hoog op het lijstje van dingen die ze graag meer zouden willen doen. Echter ervaren veel ondernemers moeite met het delegeren van taken. Ze vinden het lastig om werk uit handen te geven. Ze zijn ervan overtuigd dat ze het zelf beter en sneller kunnen en doen het daarom liever zelf.

Als een ondernemer bepaalde taken zelf een lange tijd heeft gedaan, is het niet verbazingwekkend dat hij moeite heeft met het uit handen geven van werk. Toch is het belangrijk om bepaalde taken te delegeren. Een bedrijf met een ondernemer die alles zelf wil doen, heeft veel meer moeite met de groei. Een bedrijf waar de werkzaamheden op de juiste manier verdeeld zijn, kan natuurlijk veel gemakkelijker groeien.

In dit artikel lees je wat delegeren precies is, welke taken je kan delegeren en het belang van verantwoordelijkheid. Daarnaast vind je verschillende tips om het delegeren makkelijker te maken.

Wat is delegeren?

Delegeren houdt in dat er taken en verantwoordelijkheden worden overdragen. Een leidinggevende draagt bijvoorbeeld een taak over naar een medewerker. Dit houdt in dat de medewerker vanaf dat moment de taak uitvoert en de verantwoordelijkheid hiervoor neemt. Dit betekent natuurlijk niet dat de leidinggevende de taken van het ene op het andere moment ‘over de schutting’ gooit. Hoe je dit doet, lees je verderop.

Taken delegeren fase 1

In de eerste fase doet de leidinggevende de taken zelf. Hij voert de taken zelf uit en de verantwoordelijkheid ligt bij hem. Ondertussen legt de leidinggevende de taken uit aan de medewerker. Afhankelijk van de taken worden deze uitgelegd of voorgedaan. De taken worden stap voor stap overgedragen aan de medewerker. Pas als duidelijk is dat de medewerker de taken goed uitvoert en dit gecontroleerd is, wordt de verantwoordelijkheid overgedragen. Zodra dit goed gaat, ga je over naar fase 2.

Taken delegeren fase 2

In fase 2 zijn de taken en verantwoordelijkheden volledig overgedragen aan de medewerker. De leidinggevende moet er in deze fase enkel nog voor zorgen dat het werk gedaan wordt. Als de taken te snel uit handen zijn gegeven, kan het zijn dat je terug moet naar fase 1.

Welke taken kan je delegeren?

Als leidinggevende kan je natuurlijk niet al je taken delegeren. Je kan als leidinggevende niet je kerntaken door een medewerker laten doen. Taken als het aanstellen van nieuwe medewerkers, ontslagen, financiële aangelegenheden of het bepalen van strategische doelstellingen zal je voornamelijk zelf moeten blijven doen.

Als een bedrijf weinig medewerkers heeft, zal de ondernemer bepaalde zaken vaak zelf doen. Naarmate een bedrijf groeit, kunnen steeds meer werkzaamheden gedelegeerd worden. De financiële administratie wordt vaak als een van de eerste zaken uit handen gegeven.

Als leidinggevende is het belangrijk dat je onderscheid maakt tussen je kerntaken en taken die je uitvoert, maar die ook door iemand anders uitgevoerd zouden kunnen worden. Een veel gehoord excuus om taken niet te delegeren is ‘ik kan het sneller’, ‘ik maak minder fouten’ of ‘ik doe het beter’. Hierbij is het belangrijk dat je iemand de kans geeft om de taak onder de knie te krijgen. Gun diegene de benodigde tijd om de taken te leren.

Delegeren en verantwoordelijkheid

Taken delegeren betekent niet dat je vanaf dat moment de taken door een medewerker laat uitvoeren en het daarbij laat. Het is van belang dat je ook de verantwoordelijkheid overdraagt. De medewerker moet vanaf het moment van overdracht de verantwoordelijkheid nemen om de taken daadwerkelijk uitgevoerd te krijgen. Hierbij is het belangrijk dat je duidelijk maakt wat het belang van de taken is en de medewerker de juiste middelen geeft.

Tips om taken te delegeren

Om het delegeren gemakkelijker te laten verlopen hebben we enkele tips op een rijtje gezet.

Geef een medewerker de kans om de verantwoordelijkheid te nemen

Als je bepaalde taken hebt overgedragen aan een medewerker, is het verstandig om de medewerker ook de kans te geven om de verantwoordelijkheid te nemen. Als de medewerker bijvoorbeeld een fout maakt, moet je niet direct de taken van hem overnemen. Het kost tijd om bepaalde taken te leren. Daarnaast kan een functie minder uitdagend worden als er taken worden geschrapt.

Maak het meetbaar

Maak de taken die je overdraagt meetbaar. Op deze manier kan je achteraf bepalen hoe iemand presteert. Om een taak meetbaar te maken, maak je gebruik van statistieken. Als je bijvoorbeeld een sales taak overdraagt, houd dan bij hoeveel de medewerker per week verkoopt. Als je een administratieve taak delegeert, houd dan het aantal gemaakte fouten bij. Als je een productie taak overdraagt, houd dan de productiehoeveelheid bij.

Te weinig of te veel begeleiding

Het heeft geen zin om constant met een medewerker mee te kijken hoe hij werkt. Uiteraard begeleid je iemand aan wie je een taak overdraagt. Houd er echter wel rekening mee dat te veel of te weinig begeleiding niet werkt.

Wil je meer leren over het delegeren van taken? Bekijk dan ook eens onze cursus Succesvol Leiderschap.