Time management verbeteren
Time management, iedereen heeft er in meer of mindere mate wel mee te maken. Komt dit je bekend voor:
- Constant brandjes aan het blussen
- Te vaak gestoord worden tijdens je werk voor vragen
- Te veel bezig zijn met de dagelijkse problemen en te weinig tijd voor de lange termijn
- Veel van je tijd gaat op aan activiteiten die weinig waarde toevoegen
Als dit enigszins bekend voorkomt heb je vast wel eens nagedacht over time management. Maar wat is time management precies? En wat kan je doen om voor jezelf meer tijd te creëren? In dit artikel kom je erachter en lees je verschillende tips en voorbeelden om jouw time management te verbeteren.
Wat is time management?
Management is het besturen, controle of grip uitoefenen. Een manager of leidinggevende moet er voor zorgen dat de organisatie in een bepaalde richting beweegt en dit aanvoeren. Hij moet hier grip op uitoefenen om dit voor elkaar te krijgen.
Wil je meer weten over leidinggeven? Lees dan: Wat is leidinggeven?
Time management is het controleren of besturen van de activiteiten en dit op een zo efficiënt mogelijke manier. Met time management wordt dus bedoeld dat je zelf de controle en grip hebt over de dingen die je doet en dit doe je zo efficiënt mogelijk.
Wat bedoelen we met Efficiency?
Efficiency is de vaardigheid om een gewenst effect of product te realiseren met een minimum aan moeite, tijd of geld.
Alles bij elkaar genomen kan je time management dus zien als de controle die je hebt over je eigen tijd en de dingen die je doet, doe je met zo min mogelijk moeite, tijd, geld of wat het ook kost.
Time management verbeteren
Om meer grip en controle te krijgen over je eigen tijd kan je gebruik maken van de actiecyclus:
- Starten (ergens aan beginnen)
- Veranderen (het werk uitvoeren)
- Stoppen (het werk afmaken)
Iemand die volledige controle heeft over zijn tijd kan te allen tijde de dingen die hij doet starten, veranderen en stoppen.
Iemand die het lastig vindt om ergens aan te beginnen, heeft al een stuk minder controle over zijn tijd. Als je het bijvoorbeeld moeilijk vindt om aan een nieuwe activiteit te beginnen of je hebt de neiging om bepaalde dingen voor je uit te schuiven, dan heb je op dat vlak dus moeite om iets te starten. Denk bijvoorbeeld aan kreten als: ‘’dat moet nog ‘een keer’ gedaan worden‘’ of ‘’daar gaan we in de toekomst naar kijken‘’. Allemaal indicaties dat het moeilijk is om iets te starten.
Als je eenmaal iets gestart bent, moet het werk natuurlijk nog wel uitgevoerd worden. Als dit niet efficiënt gebeurt, kan dit natuurlijk veel tijd kosten. Om een bepaalde taak met zo min mogelijk tijd en moeite af te ronden is het aan te raden 1 taak eerst af te maken voordat je met de andere begint. Doe dus vooral 1 ding tegelijk.
Tot slot moet een activiteit ook worden gestopt. Om het werk af te ronden moet je het natuurlijk ook kunnen stoppen. Ook dit kan een struikelblok zijn. Iemand die té perfectionistisch is, zal altijd wel iets willen veranderen en krijgt daardoor maar moeilijk zijn werk af. Zaken waar maar geen definitief besluit over komt, is een ander voorbeeld van moeilijk iets kunnen stoppen.
Voorbeelden time management verbeteren
- Binnen een bedrijf moet het administratieproces op de schop omdat het is verouderd. De verantwoordelijke medewerker vindt het lastig om aan iets nieuws te beginnen en houdt het liever bij het oude. Hij vindt het dus moeilijk om iets te starten.
- Als het project uiteindelijk toch is opgestart, blijkt dat een andere medewerker het werk niet gedaan krijgt. Hij is meer bezig met andere zaken en het project komt bijna niet vooruit. Deze persoon vindt het lastig om te veranderen.
- Als blijkt dat een derde collega, die verantwoordelijk is voor de implementatie en afronding het project het niet afgerond krijgt, omdat hij geen beslissing kan nemen over het moment waarom het nieuwe proces daadwerkelijk het oude proces moet vervangen, dan vindt hij het lastig om de stoppen.
Hoe geef je jezelf meer tijd?
Je creëert meer tijd voor jezelf door de actiecyclus te verkorten! Dit doe je door het starten, veranderen en stoppen zodanig te doen, zodat de activiteiten met een minimum aan tijd en moeite worden gedaan.
Heb je soms het gevoel dat wat je gedaan krijgt op een dag, wordt beperkt door de hoeveelheid tijd die je hebt? Het is andersom:
Tips om je time management te verbeteren
- Krijg inzicht in je tijd
Door bij te houden hoeveel tijd je waarvoor nodig hebt en hoeveel tijd je waaraan spendeert op een dag, krijg je inzicht in je hoe je je tijd besteedt. Houd bijvoorbeeld een lijst bij met al je werkzaamheden en schrijf de tijd erachter hoe lang je er mee bezig bent geweest. Op deze manier kom je erachter welke werkzaamheden je inefficiënt aanpakt.
- Neem controle over je eigen tijd
Plan je activiteiten en gesprekken en bepaal vooraf hoeveel tijd je er aan wilt besteden. Maak aan het begin van een meeting duidelijk hoe lang je hebt en houd je hier ook aan. Op deze manier neem je controle over de actiecylus.
- Maak een vaste dag- en weekplanning
Maak een planning wanneer je wat doet. Neem hierin ook op wanneer je je e-mails beantwoordt, telefoontjes doet en meetings hebt. Bepaal welke vaste activiteiten je doet en op welke tijden.
- Plan tijd voor onderbrekingen en uitloop
Neem in je planning tijd voor onderbrekingen en uitloop.
Wil je jouw Time Management verbeteren? Bekijk dan ook eens onze cursus Time Management.