Te veel werk en te weinig tijd
Heb je te veel werk en te weinig tijd om alles te doen? Het werk blijft maar opstapelen en er lijkt geen eind aan te komen? Dan ben je zeker niet de enige. Dit is een veel gehoord probleem bij ondernemers en leidinggevenden. In dit artikel lees je waarom het belangrijk is om achterstanden aan te pakken en hoe je dat doet.
Gevolgen van achterstanden
Achterstanden kunnen een enorme impact hebben op een bedrijf. Het is een steeds grotere ophoping van niet uitgevoerde taken. Achterstanden ontstaan door:
- Dingen die niet zijn gedaan
- Dingen die half zijn gedaan
De reden dat iets mislukt heeft vaak te maken met het feit dat dingen niet zijn gedaan en dingen maar half zijn gedaan. Dingen die half zijn gedaan zijn net zo erg als dingen die niet zijn gedaan.
Het voornaamste gevolg van dingen die niet of half zijn gedaan is dus dat er achterstanden ontstaan. Het werk stapelt op. Door de achterstanden ontstaat vervolgens nieuw werk dat niets heeft te maken met het wegwerken van de hoeveelheid achterstallig werk.
Als een transportbedrijf achterstanden oploopt wat betreft het afleveren van pakketten, dan komen er natuurlijk vragen van klanten waarom dat zo is. Er ontstaat extra werk omdat het bedrijf alle vragen moet beantwoorden.
Leidinggevende zorgt voor verwarring
Als je op een afdeling te maken hebt met chaos en verwarring kan dit het gevolg zijn van het onvermogen of de onwil van de leidinggevende om één of meerdere functies te begeleiden. Een leidinggevende moet een medewerker dusdanig begeleiden en inwerken dat hij zelf niet wordt belast met de taken van de medewerker.
Een leidinggevende die geneigd is om taken van een medewerker over te nemen, pakt het verkeerd aan. In plaats van taken over te nemen van de medewerker, moet hij de medewerker beter begeleiden.
Te veel werk voor specifieke functies
Een leidinggevende moet een inschatting kunnen maken van de hoeveelheid werk die samenhangt met een specifieke functie. Een medewerker die regelmatig verward is over zijn taken, kan de taken te zwaar of te moeilijk doen lijken. Terwijl in dit geval de verwarring aangepakt moet worden.
Het kan ook voorkomen dat een leidinggevende ziet dan een medewerker niet al zijn taken uitvoert en dat hij zich specialiseert in bepaalde taken. Dit kan voorkomen als de medewerker te maken heeft met overbelasting.
Als een medewerker werkelijk overbelast is, moet de leidinggevende natuurlijk niet enkele van de taken overnemen of de medewerker aansporen harder te werken. Als je met een overbelaste functie te maken hebt, is het juiste antwoord om de functie op een natuurlijke manier op te splitsen en naast de bestaande medewerker nog iemand anders neer te zetten.
Te veel werk aanpakken
Allereerst probeer je natuurlijk te voorkomen dat je in een situatie terecht komt waarbij je te veel werk op je bordje krijgt. In bepaalde situaties is dit echter niet te voorkomen. Het kan zijn dat een achterstand overweldigend is en je geen idee hebt waar je moet beginnen. Een achterstand kan confronterend zijn.
Ga bij jezelf eens na of je normaal gesproken eerst de moeilijkere taken doet of dat je eerst de taken doet waarvan je weet hoe deze moeten. Met als risico dat je niet aan de moeilijkere taken toekomt en deze vooruitschuift.
In geval dat je te maken hebt met een achterstand pak je één ding aan waarvan je weet hoe je dat aan moet pakken. Zorg dat je dit helemaal afmaakt. Vervolgens pak je nog iets aan waarvan je weet hoe je het moet aanpakken. Op deze wijze pak je stap voor stap de hoeveelheid werk aan en blijft het overzichtelijk.
Stel prioriteiten en durf ‘nee’ te zeggen
Als je te maken hebt met te veel werk dan is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Begin niet met de eerste taak dit op je af komt. Bepaal aan de hand van je prioriteiten wat je eerst doet en wat daarna.
Durf ‘nee’ te zeggen op verzoeken die niet per direct opgelost moeten worden. Je tijd kan gemakkelijk opgeslokt worden door de dagelijkse brandjes die geblust moeten worden.
Organiseren in de chaos
Het zal altijd wel een keer voorkomen dat je te maken krijgt met veel werk en chaotische situaties. Dat gebeurt is elke organisatie. De toenemende hoeveelheid werk is het gevolg van een gebrek aan organisatie. Zorg er daarom voor dat je, hoe chaotisch de situatie ook is, altijd blijft organiseren.
Bekijk ook: Meer rust als ondernemer