Tijdgebrek, wat doe je er aan?

Tijdgebrek is een veel voorkomend probleem bij ondernemers en leidinggevenden. Te weinig tijd hebben om de dingen te doen die jij graag zou willen doen is een veel gehoord probleem. In dit artikel lees je wat je aan je tijdgebrek kan doen en hoe je ervoor kan zorgen dat je meer tijd krijgt.

Doe je de juiste dingen?

Als je merkt dat je vaak te weinig tijd hebt om de dingen op een dag te doen die je zou willen doen is het zinvol om bij jezelf na te gaan of je je tijd besteedt aan de juiste dingen. Ben je veel tijd kwijt aan zaken die minder bijdragen aan de doelstellingen van het bedrijf of komt je tijdgebrek doordat je je tijd spendeert aan zaken die voor jou belangrijk zijn, maar minder voor het bedrijf?

Tijdgebrek door dingen niet af te maken

Een veel voorkomende manier van tijdverspilling is het doen van dubbel werk. Je werkt aan een mail en halverwege komt er iets tussendoor wat je aandacht vereist. Een uur later ga je weer verder met je mail en moet je kijken waar je gebleven was en bedenken wat je wilde mailen. Maak de dingen af waar je aan begint. De beste manier om dubbel werk de voorkomen is door het direct te doen. Alles wat je niet direct afhandelt komt bij je terug en zorgt ervoor dat je er nogmaals tijd aan moet besteden.

Tijdgebrek en verantwoordelijkheid

Als leidinggevende heb je natuurlijk verschillende verantwoordelijkheden en dit geldt ook voor de medewerkers waar je leiding aan geeft. Als leidinggevende zou je je niet bezig moeten houden met de taken en verantwoordelijkheden van medewerkers. Uiteraard kan je iemand helpen die ergens niet uitkomt, maar zorg ervoor dat de medewerker de taken uitvoert en de verantwoordelijkheid neemt. Leg de verantwoordelijkheid zoveel mogelijk bij de medewerkers zelf en laat hem of haar zelf bepalen of iets goed is. Accepteer niet dat medewerkers constant komen vragen ‘is dit goed?’. Laat een medewerker zelf bepalen of iets goed is.

Tijdgebrek kan ook ontstaan doordat je te maken krijgt met irrelevante informatie. Denk aan mailtjes met niet ter zake doende informatie of medewerkers die om onduidelijke redenen bij je binnenlopen.

Tijdgebrek en doelstellingen

Alle taken in een bedrijf zouden moeten bijdragen aan het behalen van de doelstellingen. Het maakt niet uit of dit de taken van de ondernemer zijn of dat dit de werkzaamheden zijn van iemand in de productieafdeling.

Wil je meer weten over doelstellingen in een bedrijf? Lees dan: Bedrijfsdoelstellingen behalen

Als er geen doelstellingen zijn neergezet of deze zijn onbekend wordt het lastig om je taken op zo’n manier te doen dat deze ook daadwerkelijk bijdragen aan het behalen van de doelstellingen. Bij een gebrek aan doelstellingen kan je niet bepalen of de dingen die je doet ook echt iets bijdragen. Zorg daarom dat de doelstellingen bij iedereen in de organisatie helder zijn en dat iedereen weet hoe hij of zij in zijn functie bijdraagt aan de doelen van het bedrijf.

Als je verantwoordelijk bent voor een afdeling binnen de organisatie is het belangrijk dat de doelen van de afdeling ontleend zijn aan de doelen van het bedrijf. Let er op dat de doelstellingen op een lager niveau niet strijdig zijn met de doelen van het bedrijf. Als een bedrijf het kwalitatief beste product in de markt wil maken, maar de productieafdeling kijkt alleen naar de doorlooptijden en niet naar de kwaliteit, dan is dit natuurlijk tegenstrijdig.

Stokpaardjes

Als je je vooral bezighoudt met de zaken die je persoonlijk belangrijk vindt en die weinig prioriteit hebben kan er een tijdgebrek ontstaan, omdat je je tijd aan de verkeerde dingen besteedt. Zorg dat je bewust bent van deze stokpaardjes en kijk naar het grotere belang als je hier je tijd aan besteedt.

Prioriteiten stellen

Het is belangrijk om de juiste prioriteiten te stellen als je bepaalt welke dingen je wel doet en welke dingen niet. De acties die het meeste bijdragen aan het realiseren van de doelen zouden de prioriteit moeten krijgen. 20% van je activiteiten produceren 80% van het resultaat. Leg daarom de prioriteit bij de juiste activiteiten.

Tijdgebrek en organiseren

Hoe beter een bedrijf georganiseerd is hoe minder verspilling er plaatsvindt en hoe minder verwarring er is. Daarom is het van essentieel belang om te allen tijden tot op zekere hoogte te blijven organiseren. Chaos ontstaat door een gebrek aan organisatie. Dus ook in chaotische tijden is  het belangrijk om het organiseren te blijven verbeteren. Als je dit nalaat te doen zal de verspilling en verwarring toenemen.

Merk je dat je tijdgebrek samenhangt met een gebrek aan organiseren? Word je bijvoorbeeld gestoord voor zaken die eigenlijk bij de verantwoordelijkheden van iemand anders horen? Ga dan zeker aan de slag met het organiseren. Hierdoor zal meer duidelijkheid in de organisatie komen en zal je gebrek aan tijd af nemen.

Meer weten over het belang van organiseren? Bekijk dan Organiseren en leidinggeven

Verspilling door gebrek aan organisatie

Als je geen of een verouderd organisatie-bord hebt (een bord met alle functies, taken, communicatielijnen en hiërarchie van de organisatie) krijg je de maken met onduidelijkheid en verspillingen. Je zal te maken krijgen met vragen over taken en functies die je gemakkelijk kan voorkomen met een up-to-date organisatie-bord.

Medewerkers die niet voldoende zijn ingewerkt en niet goed weten wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn, zullen ook zorgen voor verspilling. Een tijdgebrek dat ontstaat omdat medewerkers niet voldoende zijn ingewerkt kan je gemakkelijk voorkomen door de juiste inwerkprocedures te hanteren.

Ontdek meer tips over tijdgebrek in Time management verbeteren