Het belang van organiseren en leidinggeven

Organiseren en leidinggeven spelen een cruciale rol bij het laten groeien van een bedrijf. Alleen een goede organisatie kan het werk soepel laten verlopen. Een gebrek aan organisatie zorgt voor verwarring en stilstand. Een bedrijf dat goed georganiseerd is, kan met minder inspanning meer voor elkaar krijgen.

Wat is organiseren en leidinggeven?

Als er binnen een bedrijf niet of te weinig georganiseerd wordt om alles in goede banen te leiden ontstaat er verwarring. Medewerkers weten niet wat ze moeten doen en welke verantwoordelijkheden ze hebben. Om dit te voorkomen is het dus belangrijk dat een bedrijf georganiseerd wordt.

Bij het organiseren van een bedrijf worden de taken onderverdeeld in specifieke functies. De activiteiten in het bedrijf zorgen ervoor dat er beweging door de organisatie plaatsvindt, waarbij iedere activiteit iets toevoegt. Als de verkoopafdeling een order binnenhaalt, wordt deze doorgestuurd naar de productieafdeling. Nadat het product is geproduceerd gaat het langs de kwaliteitsafdeling en wordt het gecontroleerd. En tot slot factureert de financiële afdeling. Op deze manier ontstaat er beweging en communicatie tussen de verschillende afdelingen.

Naast het organiseren van het bedrijf moet er leiding gegeven worden aan de activiteiten. Een leidinggevende moet er voor zorgen dat medewerkers in de verwachtte hoeveelheid en kwaliteit doen wat ze moeten doen. Organiseren en leidinggeven zijn dus cruciaal bij het opzetten van een stabiele organisatie.

Organiseren in de drukte

Het zal altijd een keer kunnen gebeuren dat het enorm druk is en dat zaken chaotisch verlopen. In specifieke branches zal het geen uitzondering zijn dat bepaalde perioden gedurende het jaar veel drukker zijn dan andere. In deze periode is het belangrijk om bezig te blijven met het organiseren.

Als je dat niet doet zal de chaos erger worden. Daarom is het enorm belangrijk dat je te allen tijde blijft organiseren. Hoe beter je dit doet, hoe makkelijk het wordt om volumes te laten toenemen, meer orders te verwerken en meer productie te draaien.

Blijf je je in de drukte niet organiseren, dan zal de chaos verder toenemen en nemen de volumes af en neemt de verwarring toe.

‘Grote dingen worden niet door één iemand gedaan’

Steve Jobs: ‘grote dingen worden niet door één iemand gedaan’.

Als iemand alleen een bedrijf begint is hij verantwoordelijk voor alle aspecten van het bedrijf. Hij doet de marketing, verkoop, productie, kwaliteitscontrole en houdt de financiële administratie bij. Naarmate het bedrijf groeit, nemen anderen de verantwoordelijkheid voor bepaalde taken over.

Om te kunnen blijven groeien is het van essentieel belang dat er een organisatie wordt opgezet. Deze organisatie zorgt ervoor dat de bewegingen van orders, producten, communicatie en klanten soepel verlopen. Zonder een goede organisatie ontstaat verwarring en verspilling. Een bedrijf dat goed georganiseerd is kan vele malen meer bereiken dan een bedrijf waar de organisatie ontbreekt.

Ruis in de organisatie

Ruis is de hoeveel verstoring in een bedrijf. Als je wat er is gedaan vergelijkt met wat er is geproduceerd, krijg je een idee van de hoeveelheid ruis. Iemand kan ergens enorm veel tijd in stoppen zonder dat het iets oplevert. Om dit te voorkomen helpt het om een bedrijf goed te organiseren. Naarmate een bedrijf beter georganiseerd is, stijgt de productiviteit en kan je met dezelfde inspanning meer voor elkaar krijgen.

Organiseren en leidinggeven

Als een bedrijf groeit zie je dat een leidinggevende bepaalde functies eerst zelf doet en later overdraagt aan iemand anders. Iemand wordt ingewerkt op een functie en daarna wordt de bijbehorende verantwoordelijkheid overgedragen. Als een leidinggevende dit niet doet, zit hij na een tijd met de verantwoordelijkheid en taken van verschillende functies. Het is dus belangrijk dat taken worden overgedragen.

Wil je meer weten over het inwerken van medewerkers? Lees dan: Medewerkers inwerken

Organiseren en leidinggeven fase 1

In fase 1 doet de leidinggevende het werk van de hele afdeling terwijl hij anderen ertoe brengt te helpen. In deze situatie zijn er nog geen medewerkers of moeten medewerkers nog worden ingewerkt op een bepaalde functie. Het is belangrijk om daadwerkelijk iemand in te werken en te zien dat iemand de taken op zich kan nemen. Als iemand de taken en verantwoordelijkheden van een functie krijgt zonder dat duidelijk is of hij deze aankan, kan de leidinggeven te maken krijgen met tijdrovende problemen. Hij draagt de taken pas over als hij ervan overtuigd is dat de medewerker goed functioneert.

Organiseren en leidinggeven fase 2

In fase 2 brengt de leidinggevende anderen ertoe het werk gedaan te krijgen. Hij houdt hier toezicht op, maar laat het werk wel uitvoeren. Het houden van toezicht houdt in dat hij anderen helpt het werk te begrijpen en hen de verantwoordelijkheid en middelen geeft om hun werk te doen. Als hij zelf taken blijft uitvoeren stapelt zijn werk op en ontneemt hij medewerkers de kans om verantwoordelijkheden te nemen die bij de functie horen.

Meer weten over organiseren? Bekijk dan onze cursus Organiseren & Functioneren.