Alles zelf willen doen

Alles zelf willen doen als ondernemer is iets wat regelmatig voorkomt. Het is natuurlijk ook niet gek, jij bent namelijk eindverantwoordelijke van het bedrijf. Misschien ben je het bedrijf zelf gestart, ben je in de loop van de jaren gegroeid en wordt het nu toch tijd om niet meer alles zelf te doen. Maar waar begin je en waarom is het eigenlijk verstandig om taken uit handen te geven? In dit artikel lees je er alles over.

Waarom wil je alles zelf doen?

Om te beginnen zou je bij jezelf eens na moeten gaan waarom je alles zelf wil doen. Is dit herkenbaar: je begint aan een nieuw project, het begint te lopen en op het moment dat je het uit handen zou moeten geven, besluit je het toch zelf te blijven doen. Wellicht bedenk je één van de volgende redenen om het zelf te blijven doen:

• Als je het zelf doet, gaat het altijd goed;
• Jij kan het zonder fouten doen;
• Zelf krijg je het snelst resultaat;
• Je hebt geen tijd om de werkzaamheden over te dragen;
• Je wil het eerst zelf proberen, voordat je überhaupt hulp vraagt;

Waarschijnlijk besef je wel dat je niet altijd alles zelf kan blijven doen. Toch kan het lastig zijn om taken over te dragen. Als ondernemer moet je controle houden over de dingen die er in je bedrijf gebeuren. Dit betekent echter niet dat je alles zelf zou moeten doen.

Controle houden zonder alles zelf te doen

Controle heeft de volgende definitie: ‘beheersing: iets onder controle hebben, iets in bedwang houden, beheersen’ (Van Dale). Iets onder controle houden, betekent niet dat je alle werkzaamheden die daaronder vallen allemaal zelf moet doen.

Maar hoe houd je dan iets onder controle? Daar gebruik je de actiecyclus voor. De actiecyclus bestaat uit starten, veranderen en stoppen. Om ergens controle over te hebben, is de eerste vereiste dat je het kan starten. Je moet ergens aan kunnen beginnen óf je moet in staat zijn om ervoor te zorgen dat een medewerker ergens aan begint.

Vervolgens moeten er werkzaamheden en taken uitgevoerd worden. Tot slot moet het afgerond worden. Deze 3 stappen, starten, veranderen en stoppen, kunnen allemaal door een ander gedaan worden. Aan jou is het dan de taak om het geheel beheersbaar te houden.

Wil je meer over de actiecyclus weten? Lees dan Time management verbeteren

Delegeren in 2 fasen

Er zijn natuurlijk een aantal taken die je niet kan of wil delegeren, maar er zijn vaak wel bepaalde werkzaamheden die je zou kunnen delegeren. Delegeren betekent niet dat je een medewerker informeert dat hij of zij vanaf nu die taak moet doen en dan houdt het op. Dat werkt niet.

Delegeren gaat in 2 fasen. In fase 1 voer je zelf de werkzaamheden uit en ondertussen train je een medewerker om de taken uit te voeren. In deze fase ligt de verantwoordelijkheid nog bij jou. Op het moment dat de medewerker is ingewerkt, worden de taken overgedragen. In fase 2 leid je een activiteit die op poten is gezet. In deze fase doe je de werkzaamheden niet meer zelf.

Wil je meer weten over het delegeren van werkzaamheden? Lees dan Taken delegeren

Waar begin je?

Waar kan je het best beginnen als je niet meer alles zelf wil doen? Zijn er al taken die je niet meer zelf doet? De eerste taken die vaak worden gedelegeerd zijn de boekhouding, salarisadministratie en ICT. Dit zijn zeer geschikte bedrijfsonderdelen die door een ander bedrijf gedaan kunnen worden.

Vervolgens kan je uitzoeken welke terugkerende werkzaamheden je door een medewerker kan laten doen. Welke terugkerende taken voer je wekelijks uit die een medewerker zou kunnen overnemen?

Houd hierbij wel rekening met het feit dat iemand ingewerkt moet worden. Neem hier dus ook de tijd voor. Als je hier niet de tijd voor neemt, bestaat de kans je achteraf meer werk hebt aan het corrigeren van dingen die fout zijn gedaan. Iemand goed inwerken en daar de tijd voor nemen, is een investering die zich op termijn terugverdient.

Heb je binnen jouw bedrijf een rechterhand? Iemand waar je op kan rekenen en zijn of haar verantwoordelijkheid neemt? Draag stap voor stap taken over volgens fase 1 en fase 2.

Heb je het altijd druk en kan je meer rust gebruiken? Lees dan dit artikel: Meer rust als ondernemer