Inwerkplan nieuwe medewerker

Een inwerkplan voor een nieuwe medewerker, waar moet dat aan voldoen en waarom is het eigenlijk belangrijk? In de praktijk gebeurt het regelmatig dat een nieuwe medewerker is aangenomen en dan vlak voor de eerste dag wordt er snel een inwerkplan in elkaar gezet. Dan kom je erachter dat je toch eigenlijk wat eerder zou moeten beginnen met het maken van een inwerkplan voor een nieuwe medewerker.

In dit artikel lees je wat er in een inwerkplan zou moeten staan en je vindt praktische tips die je helpen een soepele inwerkperiode te realiseren.

Waarom een inwerkplan?

Een duidelijk inwerkplan voor een nieuwe medewerker heeft verschillende voordelen. Een inwerkplan zorgt ervoor dat:

• Nieuwe medewerkers sneller productief zijn;
• Er minder verloop van personeel is;
• Nieuwe medewerkers voelen zich sneller en beter op hun plek;
• Er meer betrokkenheid is bij de nieuwe medewerkers.

Een goed inwerkplan heeft dus verschillende voordelen, maar hoe ziet zo’n inwerkplan eruit? Een inwerkplan kan je opsplitsen in 3 delen: voor de nieuwe medewerker begint, de inwerkperiode en nadat de medewerker is ingewerkt.

Inwerkplan nieuwe medewerker

1. Voor de eerste werkdag

Zorg ervoor dat alle praktische zaken voor de eerste werkdag geregeld zijn. Voor een nieuwe medewerker is het vervelend om je eerste dag te moeten beginnen met uit te zoeken waarom je niet kan inloggen of iets dergelijks. Zorg voor de werkplek, computer, inloggegevens, pasjes, sleutels, kleding enz.

Maak een duidelijke functieomschrijving. Zet op papier wat er van de nieuwe medewerker verwacht wordt, wat de taken zijn en hoe deze worden uitgevoerd. Dit geeft duidelijkheid.

Zorg voor een duidelijk inwerkprogramma. Maak een stappenplan van de werkzaamheden waarop de nieuwe medewerker wordt ingewerkt en zorg ervoor dat hij of zij hier daadwerkelijk op wordt ingewerkt.

2. De inwerkperiode; de eerste werkdag

Op de eerste werkdag wordt er kennisgemaakt met de collega’s. Maak een rondje door het bedrijf of de afdeling om alle collega’s voor te stellen. Je kan ervoor kiezen om gedurende de eerste week de nieuwe medewerker met elke collega afzonderlijk een praatje te laten maken. Hierdoor weet de nieuwe medewerker vrij snel wat iedereen doet en wat de verantwoordelijkheden zijn. Laat ook het gebouw en de werkplek zien, zodat hij of zij weet waar alles te vinden is.

Zorg voor een begeleider. Een begeleider werkt als aanspreekpunt. De begeleider is op de hoogte van de taken en verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker en kan in veel gevallen de medewerker ook inwerken. Daarnaast maakt de begeleider de nieuwe medewerker wegwijs in de bedrijfscultuur. ‘Wat is gebruikelijk binnen het bedrijf en wat niet?’

3. De inwerkperiode; na de eerste werkdag

Gedurende de inwerkperiode wordt de nieuwe collega ingewerkt op alle taken en werkzaamheden die onder zijn verantwoordelijkheid vallen. Neem hier de tijd voor. Iemand die maar half is ingewerkt en ‘het maar gewoon moet gaan doen’ zorgt in de praktijk vaak voor veel meer werk en het levert frustratie op.

Het helpt enorm als de taken en werkzaamheden zijn uitgeschreven. Een duidelijke functieomschrijving waarbij de taken zijn beschreven, maken het voor medewerker makkelijker. Hij kan altijd even terugbladeren om te kijken hoe een taak gedaan moet worden.

4. Nieuwe medewerker is ingewerkt

Ga in de periode nadat de nieuwe medewerker is ingewerkt af en toe met hem of haar in gesprek. Zoek uit of er nog onduidelijkheden zijn of dat er tegen bepaalde zaken wordt aangelopen. Zorg ervoor dat iemand zich gehoord voelt en weet waar hij of zij terecht kan als er na de inwerkperiode nog vragen zijn.

Er zijn een paar dingen die iedereen zou moeten doen als hij een nieuwe functie heeft. Lees er meer over in dit artikel: Nieuw personeel

Tips voor het inwerkplan van een nieuwe medewerker

We hebben verschillende tips op een rijtje gezet die het je makkelijk kunnen maken om een nieuwe medewerker in te werken:

Neem de tijd

Neem de tijd voor het inwerken en voor het maken van het inwerkplan voor de nieuwe medewerker. Het gebeurt vaak dat iemand is aangenomen en vlak voordat hij begint, moet er nog van alles geregeld worden. En dan is het vaak te laat. Plan daadwerkelijk tijd in om het inwerkplan te maken en  om iemand in te werken en doe het niet allemaal tussendoor.

Maak een algemeen en een specifiek inwerkplan

Maak een algemeen inwerkplan die alle nieuwe medewerker kunnen gebruiken en een specifiek inwerkplan per functie. De tijd die je kwijt bent aan het maken van het inwerkplan bespaar je achteraf, omdat er veel minder fout gaat.

Maak een planning voor de eerste dagen

Maak een planning voor de eerste dagen van de nieuwe medewerker. Hiermee kan je ervoor zorgen dat iemand vooruit kan in zijn eerste dagen. Het is erg vervelend als je tijdens je eerste werkdagen niks kan doen, omdat er even niemand beschikbaar is om je in te werken.

Neemt de nieuwe medewerker een bestaande functie over?

Als de nieuwe medewerker een bestaande functie overneemt van een collega die vertrekt, zorg er dan voor dat de vertrekkende collega zijn werkzaamheden en taken op papier heeft gezet. Dit maakt het voor de nieuwe medewerker een stuk makkelijker om de functie over te nemen.

Blijf in gesprek

Blijf tijdens én na het inwerken met de nieuwe medewerker in gesprek. De ervaringen die de nieuwe medewerker heeft tijdens het inwerken kunnen worden gebruikt om het inwerkplan te verbeteren. Wat ging goed en wat kan er beter?

Het inwerken van een nieuwe medewerker gaat in 2 fase. Fase 1 en fase 2. Lees er alles over in dit artikel: Nieuwe medewerker inwerken