Efficiënter werken

Efficiënter werken is voor veel mensen een terugkomend thema. Door efficiënter te werken kan je met dezelfde tijd meer gedaan krijgen. Om efficiënter te werken is het belangrijk om bepaalde dingen juist wel te doen en andere dingen juist niet. In dit artikel lees je wat je wel en niet moet doen om efficiënter te werken.

Wat is efficiëntie?

Efficiëntie is de vaardigheid om een gewenst effect of product te realiseren met een minimum aan moeite, tijd of geld. Dit heeft betrekking op alle lagen en alle afdelingen in een organisatie, van de directeur tot de productiemedewerker en van de verkoopafdeling tot de administratieafdeling.

Wat een leidinggevende wil horen en wat niet

Als leidinggevende moet je er bewust van zijn dat er bepaalde zaken zijn die je wil horen en zaken die je niet wil horen. Vragen om een beslissing te nemen die een medewerker zelf zou moeten nemen, duidt bijvoorbeeld op onverantwoordelijkheid. Als de doelstellingen van het bedrijf en het beleid duidelijk zijn, zou een medewerker zelf beslissingen moeten kunnen nemen. Als je als leidinggevende over elk detail een beslissing zou moeten nemen, dan is de kans groot dat je na verloop van tijd alleen maar bezig bent met het nemen van beslissingen die anderen ook zouden kunnen nemen.

Als een medewerker een belangrijke actie onderneemt, stelt hij de leidinggevende natuurlijk wel op de hoogte. Maar als de actie binnen de doelstellingen van de organisatie valt, moet hij de actie uiteraard wel zelfstandig kunnen uitvoeren.

Andersom stelt de leidinggevende ook anderen op de hoogte van de doelen en de plannen die gemaakt zijn. Door iedereen goed op de hoogte te stellen bespaar je een hoop werk en onduidelijkheid. Zorg er als leidinggevende dus voor dat je weet welke informatie je wilt ontvangen en welke niet en welke informatie je zelf geeft en welke niet.

Efficiënter werken en het werk gedaan krijgen

Een van de beste manieren om je werk te halveren is het niet twee keer te doen. Dubbel werk is een van de meest voorkomende manieren van het verspillen van tijd. Je leest een mail en je komt tot de conclusie dat het kan wachten. Op een later moment pak je het weer op. Je leest de mail nog een keer en je reageert. Alles bij elkaar ben je bijna twee keer zoveel tijd kwijt dan nodig zou zijn.

Dit komt zeker niet alleen voor bij het wegwerken van e-mail, maar ook bijvoorbeeld bij het nemen van beslissingen die elke vergadering terugkomen. Alles wat je hebt afgeschoven moet nog een keer worden gelezen, opnieuw worden verwerkt en opnieuw afgehandeld worden. Bespaar jezelf een hoop tijd door te dingen waar je aan begint direct af te maken. Schuif zaken niet door, maar doe het gewoon zodat het gedaan is.

Efficiënter werken en leidinggeven

Als leidinggevende ben jij er voor verantwoordelijk dat de doelstellingen van de organisatie worden behaald. Je ziet er op toe de communicatie efficiënt verloopt. Doe je dit niet dan ontstaat er verwarring en wordt het moeilijk om er doorheen te komen. Om dit te voorkomen let je er op dat de communicatie op jouw afdeling efficiënt verloopt en je grijpt in als dat niet gebeurt.

Je zorgt er ook voor dat het beleid bekend is door het gehele bedrijf. Het zorgt voor een enorme verspilling als een medewerker taken uitvoert die afwijken van het beleid. Dit is allemaal verspilling. Daarom is het belangrijk dat het beleid bekend is en wordt nageleefd. Het beleid zorgt ervoor dat het overgrote deel van de beslissingen genomen kan worden zonder dat dit nagevraagd moet worden.

Heb je veel last van tijdgebrek? Bekijk dan dit artikel: Tijdgebrek, wat doe je eraan?

Efficiënter werken tips

Maak af waar je mee bezig bent voordat je aan iets nieuws begint

Maak de taak af waar je mee bezig bent voordat je aan een nieuwe taak begint. Hiermee voorkom je veel extra werk. Als je twee of meer taken tegelijkertijd doet moet je constant kijken waar je gebleven was en zaken teruglezen.

Durf ‘nee’ te zeggen

Waak ervoor om altijd maar ‘ja’ te zeggen en het werk op te laten stapelen, zodat je pas aan het eind van de dag aan je eigen werkzaamheden kan beginnen. Durf ‘nee’ te zeggen. Vragen die betrekking hebben op de verantwoordelijkheid van de medewerker, kan je terugsturen en de medewerker zelf de verantwoordelijkheid laten nemen.

Bundel terugkomende taken op vaste tijden

Het is verstandig om terugkomende taken op vaste tijden uit te voeren. Beantwoord bijvoorbeeld je e-mails op vaste tijden die voor jou het beste passen. Je bespaart veel tijd door in één keer al je mail weg te werken in plaats van tussen andere taken door je mails te beantwoorden.

Zet je notificaties uit

Notificaties trekken de aandacht en halen je uit je concentratie. Zet daarom de notificaties op je telefoon en van je e-mail uit. Bepaal zelf wanneer je je berichten beantwoordt en sta niet toe dat je door elk binnenkomend bericht gestoord wordt.

Wil je meer weten over hoe je met dezelfde tijd meer kan doen? Bekijk dan ook eens onze cursus Efficiency.