Blogs

Vergadercultuur

Elk bedrijf heeft een vergadercultuur, ongeacht of hier duidelijke afspraken over zijn gemaakt. Binnen het ene bedrijf wordt veel te veel vergaderd en binnen het andere bedrijf veel te weinig. Als ondernemer heb je invloed op de manier van vergaderen binnen jouw bedrijf en kan je ervoor zorgen dat er een effectieve vergadercultuur ontstaat. In dit artikel vind je verschillende tips om de vergadercultuur te verbeteren.

Wat is een vergadercultuur?

Een vergadercultuur is de manier waarop vergaderingen binnen een bedrijf worden georganiseerd en ervaren. Het zijn alle gewoonten die samenhangen met de manier van vergaderen. Een effectieve vergadercultuur zorgt voor snelle besluitvorming, samenwerking en de benodigde communicatie tussen of binnen afdelingen.

Te veel en te weinig vergaderen

Te veel vergaderingen is zonde van de tijd en gaat ten koste van de productiviteit. Te weinig overleg binnen een bedrijf kan zorgen voor een gebrek aan coördinatie en afstemming. De uitdaging is dus om tot een gezond evenwicht te komen, waarbij er voldoende afstemming kan plaatsvinden, zonder dat dit nadelige gevolgen heeft voor de productiviteit. We hebben een aantal tips om hierbij te helpen.

Tips voor een effectieve vergadercultuur

Duidelijk doel

Zorg dat het overleg een duidelijk doel heeft. Waarom zit je samen en wat wil je bereiken? Een duidelijk doel geeft richting aan de vergadering. Tijdens het overleg moet dit doel in de gaten gehouden worden, zodat er zo min mogelijk van wordt afgeweken.

Duidelijke agenda; wat gaat er besproken worden?

Zorg voor een duidelijke agenda. Bepaal vooraf wat er besproken gaat worden en communiceer hier vooraf over naar iedereen die aanwezig is. In de praktijk komt het regelmatig voor dat er andere zaken naar voren komen. Plan alles wat besproken moet worden in voor een andere vergadering. Hiermee voorkom je dat het overleg onnodig lang duurt.

Vaststaande tijd

Bepaal vooraf hoeveel tijd je nodig hebt voor de vergadering. Bekijk de agendapunten en maak een inschatting hoe lang nodig is per punt. Houd jezelf en de collega’s aan de afgesproken tijd. Hiermee voorkom je dat het overleg uitloopt. Daarnaast zorgt dit ervoor dat de focus op de vooraf afgesproken agenda blijft.

Geen elkaar de ruimte

Een vergadering is geen monoloog. Tijdens een vergadering worden besluiten genomen die je alleen niet kan nemen, anders zou er geen overleg nodig zijn. Ook vindt de benodigde coördinatie plaats om het werk binnen een bedrijf goed op elkaar af te stemmen. Dit betekent dat je elkaar de ruimte moet geven om relevante informatie in te brengen.

Niet op je laptop of telefoon

Minimaliseer de afleiding zoveel mogelijk tijdens een overleg. Zet je laptop uit en je telefoon op stil. ‘Even’ iets afmaken tijdens een vergadering is niet efficiënt. Heb je toch dringend iets dat af moet? Verlaat de vergadering dan om het af te maken. Dring hier ook op aan bij alle deelnemers.

Afspraken op papier zetten

Zet afspraken en beslissingen op papier en stuur dit naar iedereen toe. Hiermee voorkom je achteraf misverstanden. Daarnaast is dit te gebruiken in een volgende vergadering.

Deadlines bepalen

Heb je afspraken gemaakt? Zet dan deadlines wanneer het af moet zijn. Iets dat is afgesproken zonder dat is afgesproken wanneer het af moet zijn, kan eindeloos duren. Bepaal wie verantwoordelijk is en wanneer het af moet zijn. Zorg dat je hier in volgende vergaderingen op terug komt. Hiermee zorg je dat afspraken daadwerkelijk worden gerealiseerd.