Sturing geven aan een bedrijf

Sturing geven aan je bedrijf kan soms lastig zijn. Je zal vaak genoeg goedbedoelde adviezen krijgen om iets juist wel of niet te doen. Hoe goed die adviezen ook bedoeld zijn, het blijft subjectief. Er is echter een objectieve manier om sturing te geven aan een bedrijf: maak gebruik van statistieken. In dit artikel lees je hoe je sturing geeft aan een organisatie door gebruik te maken van statistieken.

Sturing geven met behulp van statistieken

De meest rechtstreekse manier van het observeren en sturen in een bedrijf gebeurt met statistieken. Deze geven namelijk de productie weer. Ze meten wat er is gedaan. Als ondernemer maak je dus gebruik van statistieken om sturing te geven aan de organisatie.

De meeste bedrijven maken gebruik van statistieken. Ze hebben vaak inzicht in hun verkoopcijfers, ze weten hoeveel nieuwe klanten ze per week hebben, er is een overzicht van de liquide middelen en productiviteit van hun werknemers en ze weten hoeveel openstaande rekeningen er zijn.

Het probleem is dat wanneer de statistieken omlaag gaan, ze niet altijd weten waarom. Dit maakt het moeilijk om dit snel aan te pakken en om te keren. En het wordt nog moeilijker om te voorspellen hoe een bepaalde statistiek zich zal ontwikkelen.

Dus hoe los je dat op? Door gebruik te maken van de juiste sub-statistieken. Dit zijn de statistieken van de activiteiten die voorafgaan aan en essentieel zijn voor de resultaten die gemeten worden in de belangrijkste statistieken.

Voorbeeld sturing geven aan bedrijf

Een goed voorbeeld van het belang van sub-statistieken kun je vinden op de sales afdeling. De verkopers binnen jouw bedrijf hebben waarschijnlijk wel een statistiek met het aantal verkopen per week. Al deze statistieken samen maakt het totaal van het aantal verkopen.

Maar wat doe je als de statistiek van het totaal omlaag gaat? Waarschijnlijk kijk je naar de individuele statistieken van de verkopers. Je komt erachter dat 2 verkopers niet goed presteren. Maar wat moeten ze anders doen? Moeten ze meer klanten bezoeken, meer mails versturen, meer telefoontjes plegen?

Door gebruik te maken van sub-statistieken kun je precies zien waar het fout gaat. Het gehele salesproces bestaat natuurlijk uit verschillende stappen, denk aan:

• Uitgaande telefoontjes en e-mails
• Het aantal potentiële klanten dat daadwerkelijk wordt gesproken
• Het aantal gesprekken met de mensen die daadwerkelijk de beslissing nemen
• Het aantal gemaakte afspraken
• Het aantal gehouden afspraken

Als je bepaald hebt welke stappen allemaal gezet moeten worden om tot een verkoop te komen en deze verwerkt in sub-statistieken, dan krijg je inzicht in waar het precies fout gaat. Gaat het aantal verkopen omlaag van de verkoper doordat hij te weinig klanten benadert? Maakt hij wel veel afspraken maar gaan de meeste hiervan niet door? Als ondernemer kan je sturing geven aan je bedrijf door op deze sub-statistieken te sturen.

Sturing geven aan het bedrijf op afdelingsniveau

Elke afdeling binnen een bedrijf heeft een hoofdstatistiek. Deze wordt berekend door alle productie binnen die afdeling bij elkaar op te tellen. Binnen de verkoopafdeling wordt bijvoorbeeld de totale productie van alle verkopers bij elkaar opgeteld en dit maakt dan de hoofdstatistiek. Doordat de statistiek is opgebouwd uit alle statistieken van de individuele verkopers, is altijd te achterhalen hoe het komt dat een statistiek daalt.

De grootte van het bedrijf maakt niet uit. Elk bedrijf heeft namelijk te maken met een aantal onmisbare afdelingen. Denk bijvoorbeeld aan verkoop, marketing, productie, financiën, etc. Al bestaat een bedrijf slechts uit één iemand of enkele mensen, al deze afdelingen moeten aanwezig zijn. Om sturing te geven aan het bedrijf zorg je dat elke afdeling en medewerker een statistiek heeft. De statistieken worden verder uitgewerkt in sub-statistieken.

Gebruik statistieken om te voorspellen

Door statistieken te gebruiken kan voorspeld worden wat er gaat gebeuren ruim voordat het gebeurt. Een hoge verkoop en een lage productie betekenen uiteindelijk moeilijkheden. De achterstallige producten ontstaan door het niet verkrijgen van resultaten. Als dit lang genoeg duurt, dan betekent dat uiteindelijk dat je klachten van klanten krijgt.

Grootste fout: het ‘goedpraten’ van neergaande statistieken

De grootste fout die een leidinggevende kan maken bij het geven van sturing aan het bedrijf is het goedpraten van een statistiek. ‘Redenen’ accepteren waarom de statistiek naar beneden is, is niet de manier om deze weer omhoog te krijgen. Laat een medewerker altijd uitzoeken wat hij GEDAAN of NIET GEDAAN heeft, wat ervoor zorgde dat de statistiek omlaag of omhoog ging.

Door het meten van de prestaties van afdelingen en medewerkers, kun je sturing geven aan je bedrijf en krijg je meer grip op de continuïteit van je bedrijf.

Werk jij als ondernemer meer in of aan je bedrijf? In dit artikel lees je er meer over: Werk jij in of aan je bedrijf?