Sneller werken en meer gedaan krijgen

Sneller werken en meer gedaan krijgen zonder per se harder te werken. Dit kan van toepassing zijn op vele functies en in iedere laag in de organisatie. Wat kan je allemaal doen om sneller te werken en meer gedaan te krijgen zonder per se harder te werken? In dit artikel ontdek je meerdere manieren hoe je dit voor elkaar kan krijgen.

Sneller werken door 1 ding tegelijk te doen

Maak de ene taak eerst helemaal af voordat je met een nieuwe taak begint. Het klink zo logisch, maar veel mensen hebben de neiging om meerdere dingen tegelijkertijd te doen. Misschien wel een van de duidelijkste voorbeelden: heb jij ook altijd jouw mail open? Als er een mailtje binnenkomt, ben je dan geneigd of even snel te kijken wat het is of maak je eerst je taak af?

Stel je bent een presentatie aan het maken en tijdens het maken van die presentatie komen er 5 mailtjes binnen. Dan ben je 5 keer uit je concentratie gehaald en je moet 5 keer tijd besteden om weer geconcentreerd te raken. Je kan sneller werken door eerst je presentatie te maken en naderhand alle binnengekomen mail in een keer te beantwoorden.

Niet de juiste instructies

Als een medewerker niet de juiste instructies heeft gehad is de kans groot dat iemand traag werkt en veel fouten maakt. Niet gek natuurlijk als iemand niet goed weet wat hij moet doen. Het is daarom belangrijk dat een nieuwe medewerker of een bestaande medewerker die een nieuwe taak krijgt, duidelijk geïnstrueerd wordt.

Als een medewerker niet de juiste instructies krijgt, kan je te maken krijgen met: taken die opnieuw gedaan moeten worden, omdat de eerste keer de taak niet goed werd uitgevoerd. Verkeerd gebruik van materiaal en het ontbreken van de juiste vaardigheden kan leiden tot verspilling. En je kan te maken krijgen met een hoop wanorde op de werkvloer. Met een betere planning en meer tijd voor het opleiden van medewerkers kunnen al veel problemen verholpen worden.

Als alle medewerkers de juiste instructies hebben, kunnen er nog steeds conflicten ontstaan tussen medewerkers of afdelingen. Als de ene afdeling verantwoordelijk is voor de uitbreiding en wilt investeren en de andere afdeling is verantwoordelijk voor de financiële gezondheid van de organisatie, dan kan dit conflicteren. Daarom is het belangrijk om een duidelijk te volgen plan te hebben. Een duidelijk plan met een goed omschreven doelstelling, beleid, taken, opdrachten en projecten zorgt ervoor dat iedereen dezelfde richting opwerkt.

Werk sneller door zaken te kunnen confronteren

Iets kunnen confronteren betekent dat je iets onder ogen kan zien, zonder ervoor terug te deizen. Bedenk eens welk zaken je lastig vindt om onder ogen te zien. Welke dingen stel je vaak uit of begin je maar niet aan? En welke taken staan al veel te lang op de to-do lijst?

Werk sneller door iets onder ogen te zien er aan te beginnen. Administratie is zo’n typisch voorbeeld wat vaak vooruit wordt geschoven en pas op het allerlaatste moment wordt gedaan. Al die tijd dat je het eigenlijk zou moeten doen, maar er niet aan begint, ben je er in je hoofd mee bezig en gaat het ten koste van andere taken.

Nu doen

Handel alles meteen af wat afgehandeld kan worden. De beste manier om dubbel werk te vermijden is het nu te doen. Als je bent begonnen aan een taak, maak het dan ook af. Laat het niet liggen voor een andere keer. Als je het voor je uitschuift, ben je op een later moment tijd kwijt aan het ‘inlezen’. Werk sneller door de dingen die je doet zoveel mogelijk gelijk af te maken.

Stel de juiste prioriteiten

Over het algemeen geven 20% van je activiteiten 80% van het resultaat. Leg je prioriteiten dus op de juiste activiteiten. Zorg dat duidelijk is welke 20% van je activiteiten voor het grootste gedeelte van je resultaten zorgt.

Sneller werken met routine

Als er binnen jouw werkzaamheden verschillende taken zijn die altijd terugkomen, is het aan te raden om hier een bepaalde routine in aan te brengen. Als je elke dag je mail verwerkt, klanten belt en administratieve taken uitvoert, kan je dit het best in een vaste volgorde doen. De routine die je erin krijgt, zorgt ervoor dat je sneller kan werken.

Laat je niet storen

Laat je niet storen. Is dit herkenbaar: collega’s die langslopen voor een kort praatje, een telefoon waar constant berichten op binnenkomen en ‘acute’ problemen die opgelost moeten worden, die eigenlijk best 2 uur kunnen wachten?

Laat je minder storen door je deur dicht te doen, je telefoon op stil te zetten en je collega’s te vertellen dat je vanmiddag echt niet gestoord kan worden.

Tip: kijk wat er geproduceerd wordt

Elke functie en elke afdeling levert een of meerdere producten. Dit hoeven geen fysieke producten te zijn of producten die aan de klant worden geleverd, maar het is hetgeen dat van die functie of afdeling verwacht wordt. Van de financiële afdeling kan bijvoorbeeld worden verwacht dat er per maand, kwartaal of jaar een gedegen verslag komt van de kasstromen. Van een marketing medewerken kan het product een lijst zijn met een x-aantal potentiële klanten.

Tip: werk met kleine beloningen

Werk met kleine beloningen na het afronden van een bepaalde taak. Het kan bijvoorbeeld zinvol zijn om tegen jezelf te zeggen: ‘Als alle mails zijn beantwoord, pak ik koffie’. Op deze manier rond je kleine taken makkelijker af.

Wil je meer te weten komen over time management? Lees dan Time Management Verbeteren