Productiviteit verhogen, voorkom deze veel gemaakte fout

Of je nou met minder tijd hetzelfde gedaan wil krijgen of met hetzelfde aantal uren meer gedaan wil krijgen, het gaat er om dat je je productiviteit verhoogt. Maar er is genoeg afleiding met internet, e-mail en social media. Mensen ontvangen tegenwoordig meer informatie dan ooit tevoren. In dit artikel lees je hoe je met deze stroom aan informatie kan omgaan om je productiviteit te verhogen. Ook vind je verschillende concrete tips die je hier verder bij kunnen helpen.

Het achterliggende probleem

Door alle verschillende kanalen ontvangen we een stroom van informatie die de werkzaamheden onderbreken en ons soms uren bezighoudt. Als je toestaat door verschillende soorten meldingen onderbroken te worden, hoeveel werk krijg je dan daadwerkelijk gedaan? Veel medewerkers worden op deze manier afgeleid van hun werk. Vervolgens kost het tijd op het werk weer op te pakken.

Het achterliggende probleem is dat mensen het normaal vinden om constant gestoord en onderbroken te worden, waardoor mensen het dus ook accepteren als het gebeurt.

Elke taak, bijvoorbeeld het versturen van offertes, bestaat uit het starten van de taak. Dit betekent dat je aan de taak begint. Daarna komt veranderen. Dit houdt in dat je het werk uitvoert. Tot slot komt stoppen. Dit betekent dat je de taak helemaal afmaakt.

Om tijd te creëren moet je dus zorg dat deze 3 dingen, starten, veranderen en stoppen, in een zo’n kort mogelijke tijd en met zo min mogelijk moeite worden gedaan. De vaardigheid om dingen gedaan te krijgen, bepaalt dus hoeveel tijd je hebt.

Productiviteit verhogen, de aanpak

De eerste stap om de productiviteit te verhogen is het aanpakken van de constante onderbrekingen en hiermee de verspilling van tijd aan te pakken. Echter is het wel van belang dat iemand dit wil aanpakken. Als iemand zelf het probleem niet ziet, kan hij het ook niet oplossen.

Als iemand het probleem inziet en het aan wil pakken, dan moet hij ten opzichte van zichzelf maatregelen nemen om het probleem te verhelpen. Als iemand accepteert dat hij constant wordt gestoord, dan zal hij eerst dit moeten aanpakken. Hij zal niet langer moeten accepteren dat hij vaak afgeleid wordt. Vervolgens neemt hij maatregelen die ervoor zorgen dat het niet meer gebeurt.

Als het een medewerker betreft, is het meest wenselijk dat hij of zij zelf met maatregelen komt om de afleidingen te verhelpen. Dit werkt beter dan opgelegde maatregelen. De medewerker kan bijvoorbeeld al zijn notificaties op zijn computer en smartphone uitzetten. Denk aan e-mail, appjes, nieuws, social media enz.

Mail productiviteit verhogen

Als je de notificaties van je mail uit hebt gezet, dan moet je natuurlijk nog wel je mail verwerken. Plan vaste momenten om je mail te beantwoorden. Alleen het ‘bekijken’ van een mail om deze vervolgens op een later tijdstip te beantwoorden, kost ontzettend veel extra tijd. Bekijk elke mail daarom één keer en verwerk deze direct. Elke mail die je op verschillende momenten leest en beantwoordt, kost extra tijd.

Tips op je productiviteit te verhogen

Gebruik targets

Stel voor jezelf aan het begin van de dag een target met betrekking tot het werk dat je gedaan wil hebben. Hoeveel klanten wil je gebeld hebben? Hoeveel facturen wil je verstuurd hebben? Hoeveel producten wil je verkocht hebben?

Maak taken helemaal af

Door iets helemaal af te maken, voorkom je dat je er nog een keer tijd aan moet besteden. De tweede keer dat je er naar kijkt, moet je eerst kijken waar je gebleven was en wat je precies moest doen. Dit kost extra tijd. Daarnaast blijven niet-afgeronde taken in je hoofd zitten.

Deur dicht, niet storen

Als collega’s vaak je kantoor binnenlopen kan je zeggen dat je niet gestoord wil worden als je deur dicht is. Als je geen eigen kantoor hebt, kan je gebruik maken van een stilte werkplek.

Bepaal je meest productieve uren

Bepaal voor jezelf welke uren van de dag je het meest productief bent. Plan op deze uren de taken waar je de meeste concentratie voor nodig hebt. Plan voor de uren dat je minder productief bent de resterende taken.

Wil je meer weten over het meten van de productiviteit? Bekijk dan: Productiviteit meten