Blogs

Problemen op de werkvloer

Problemen op de werkvloer doen zich in elke organisatie voor. Maar hoe pak je dat als leidinggevende aan? Hoe ga je om met medewerkers die hun problemen bij de leidinggevende neerleggen? In dit artikel lees je de dingen die je wel en niet moet doen met betrekking tot het oplossen van problemen op de werkvloer.

Problemen op de werkvloer en leidinggeven

Als leidinggevende of als ondernemer ben jij er voor verantwoordelijk dat de doelstellingen worden behaald. Om deze doelstellingen te behalen is het van belang dat de juiste taken en acties worden uitgevoerd. Als leidinggevende zie je hier op toe en is het jouw verantwoordelijkheid dat deze taken en acties daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Tijdens de dagelijkse werkzaamheden zal je vaak te maken krijgen met problemen op de werkvloer. Medewerkers kunnen tegen tal van zaken aanlopen die opgelost moeten worden. Het is ontzettend belangrijk dat je nooit de problemen oplost die medewerkers je geven. Uiteraard kan je met een medewerker meedenken en iemand helpen, maar laat een personeelslid altijd zelf de problemen oplossen die onder zijn functie vallen.

‘Los nooit het probleem op dat een medewerker je geeft’

Van een medewerker mag verwacht worden dat hij zelf verantwoordelijkheid neemt voor het oplossen van problemen die onder zijn takenpakket vallen. Je kan een medewerker helpen, je kan advies geven en je kan meedenken met oplossingen, maar laat de medewerker altijd zelf de verantwoordelijkheid nemen om het probleem op te lossen.

Niet alleen zal je eigen hoeveelheid werk toenemen als je constant problemen van medewerkers oplost, ook zal de uitdaging van een specifieke functie afnemen als de leidinggevende alle problemen oplost.

Onderzoek de problemen

Problemen op de werkvloer moeten opgelost worden, maar om tot een oplossing te komen is van belang dat je onderzoekt wat de werkelijke oorzaak van de moeilijkheden is. Doe je dit niet, dan bestaat de kans dat je maatregelen neemt die niet de werkelijke oorzaak van het probleem aanpakken. Onderzoek dus te allen tijde de oorzaak van het probleem.

Pas als je weet wat de oorzaak van het probleem is, kan je gaan kijken naar oplossingen. Als je te maken hebt met problemen van medewerkers, verlang dan ook van hen dat eerst goed wordt onderzocht wat de oorzaak van hun problemen is. Het is een grote verspilling van tijd en middelen als de verkeerde oorzaak wordt aangepakt van problemen die zich voordoen op de werkvloer.

problemen op de werkvloer oplossen

Problemen en beleid

Het beleid binnen een bedrijf bestaat uit de regels en richtlijnen die gehanteerd worden en aan de hand waarvan de organisatie te werk gaat. Het beleid wordt afgeleid uit de doelstellingen van de organisatie.

Los nooit een probleem op dat al met het algemeen beleid wordt opgelost. Als een klantenservice medewerker te maken krijgt met een probleem waarvan hij niet weet hoe dit op te lossen is, maar het staat wel in het algemeen beleid, moet hij dus hier naar verwezen worden. De meest voorkomende problemen zouden dan ook beschreven en opgelost moeten worden met behulp van het beleid.

Als een medewerkers van mening is dat het beleid fout is of dat het beleid niet goed werkt, dan moet je hem of haar het beleid laten lezen en laten zien hoe het werkt. Laat zien hoe de beleidsregel moet worden toegepast.

Problemen op de werkvloer oplossen

Om problemen op de werkvloer op te lossen is het belangrijk dat je als leidinggevende nooit zomaar een conclusie van een medewerker accepteert. Ga altijd na of de oorzaak van het probleem goed is onderzocht. Bekijk dan ook altijd de feiten. Accepteer geen algemeenheden, zoals ‘het gaat altijd fout’ of ‘iedereen vind dat’. Zorg ervoor dat een medewerker specifiek is in de omschrijving van het probleem en de oorzaak. Ga pas over op actie als je zeker weet dat het probleem helemaal onderzocht is en dat duidelijk is wat de oorzaak is.

Belang van oorzaken zien

Als de oorzaak van een probleem niet kan worden gezien, kunnen problemen niet worden opgelost. Zorg er dus in alle situaties met problemen op de werkvloer voor dat de oorzaak wordt achterhaald, voordat er actie wordt ondernomen. Om een probleem te kunnen oplossen, moet je zien waardoor het veroorzaakt wordt.

Als leidinggevende is het belangrijk dat je om kan gaan met problemen, maar daarnaast zijn er natuurlijk nog meer kwaliteiten die een leidinggevende nodig heeft. Lees er hier meer over: Leiderschapskwaliteiten.