Blogs

Organisatiestructuur, hoe belangrijk is dat?

Hoe belangrijk is een goede organisatiestructuur voor een bedrijf? Als een bedrijf net begint zijn de taken en verantwoordelijkheden vaak nog overzichtelijk. Een beperkt aantal mensen voeren samen alle taken uit. Maar naarmate een bedrijf groeit en er meer mensen bijkomen, bestaat de kans dat het overzicht verloren gaat. Daarom is het belangrijk voor een bedrijf een goede organisatiestructuur te hebben. Dit zorgt ervoor, ook als de organisatie groeit, dat het werk efficiënt blijft verlopen.

Een goede organisatiestructuur bestaat onder andere uit de communicatielijnen en de patronen van de organisatie. Het werk wordt uiteraard gedaan door medewerkers met een gezond verstand en bekwaamheden. De organisatiestructuur maakt het werk alleen gemakkelijk en vermindert de verwarring en overlast. Uiteindelijk kan natuurlijk geen enkele functie zonder oordeelsvermogen en het nemen van beslissingen.

Snelheid binnen een organisatie

Een juiste organisatiestructuur is een voortdurende combinatie van stromen die niet met elkaar in conflict komen. Er komt iets het bedrijf binnen, het ondergaat de gewenste veranderingen en daarna verlaat het product het bedrijf. Hoe beter een bedrijf georganiseerd is, hoe verder het volume omhoog kan. Hiervoor is de organisatiestructuur onmisbaar.

Gebrek aan organisatiestructuur

Een gebrek aan organisatiestructuur zorgt voor verwarring en stagnatie. Neem bijvoorbeeld een fietsenfabriek. Als er een levering komt met banden en niemand weet waar deze opgeslagen moeten worden, dan heb je te maken met verwarring en daarnaast kan het proces niet doorlopen. De productie kan dan de banden niet vinden op de aangewezen plaats. Een goede organisatiestructuur laat zien hoe de lijnen lopen, waardoor er geen verwarring ontstaat.

Je kan er als leidinggevende niet vanuit gaan dat iedereen alles weet van de organisatie en de verschillende functies. Gebruik daarom, bij het maken van de organisatiestructuur, als uitgangspunt dat iemand totaal onbekend is met het bedrijf. Met deze structuur kun je groeien zonder groeistuipen.

organisatiestructuur verbeteren

Motivatie met goede organisatiestructuur

Een goede organisatiestructuur draagt bij aan de motivatie van medewerkers. Het draagt namelijk bij aan de duidelijkheid binnen de organisatie. Zonder duidelijkheid raken medewerkers gedemotiveerd.

Een medewerker draagt vanuit zijn functie bij aan het realiseren van de doelen van het bedrijf. Zonder duidelijkheid heeft iemand geen idee op wat voor manier zijn bijdragen iets toevoegt aan het bedrijf.

Wil je meer weten over het motiveren van medewerkers en hoe het moreel verband houdt met de productie van iemand? Lees dan Medewerker motiveren

Taken vastleggen

Het is belangrijk om de taken en verantwoordelijkheden per functie vast te leggen in een overzicht. Hiermee creëer je duidelijkheid en een zelfsturende organisatie. Iedere medewerker weet hierdoor precies waar hij of zij voor verantwoordelijk is. Daarnaast weten medewerkers ook van elkaar wie waarvoor verantwoordelijk is en waar ze dus met hun vragen terecht kunnen.

In veel bedrijven, zeker groeiende bedrijven, zie je vaak dat er maar weinig wordt vastgelegd. In de loop van de tijd gaan medewerkers aan de slag met bepaalde taken en verantwoordelijkheden, zonder dat dit wordt vastgelegd. Er is niet duidelijk wie met welke functie verantwoordelijk is voor bepaalde taken. Dit zorgt voor onduidelijkheid.

Maak gebruik van een organiseerbord

Een organiseerbord, ook wel Org bord genoemd, laat het proces zien waar het bedrijf doorheen gaat op het gebied van organiseren. In tegenstelling tot een organogram is het Org bord niet gebaseerd op de vaardigheden van de medewerkers, maar op wat het bedrijf moet leveren aan haar klanten. Het laat stap voor stap zien hoe een product tot stand komt en hoe het vervolgens bij de klant komt.  Medewerkers moeten zich aanpassen aan wat nodig en gewenst is voor het bedrijf.

‘’Een organiseerbord laat het organiseerpatroon zien dat tot een product leidt’’

Op een organiseerbord zouden dus alle functies moeten staan. Vervolgens laat het org bord zien hoe de stroom loopt tussen de verschillende functies. Dit resulteert uiteindelijk in een product. Iedere functie heeft zijn eigen deelproduct van het eindproduct. Dit geldt niet alleen voor de productieafdeling.

Naast de productieafdeling zijn er binnen een bedrijf natuurlijk andere afdelingen die een essentiële bijdrage leveren aan het totaal. Een bedrijf kan bijvoorbeeld niet zonder de financiële afdeling. Deze afdeling heeft weer zijn eigen deelproducten die onderdeel zijn van het geheel.

Moreel, functies en organiseerbord

Iedere functie staat op het organiseerbord. Er loopt een stroom langs deze functies dat uiteindelijk resulteert in een product. Er loopt bijvoorbeeld een stroom van de marketingafdeling naar de verkoop, via de financiële afdeling, naar de productieafdeling en tot slot de kwaliteitsafdeling. Stap voor stap wordt er steeds iets toegevoegd wat resulteert in een product.

Het moreel wordt aanzienlijk beïnvloed door de kwaliteit van de organisatiestructuur of de afwezigheid hiervan. Een gebrek aan een goede organisatiestructuur kan voor veel onduidelijkheid zorgen en dit is van invloed op het moreel.

Wil je meer weten over het opzetten van een goede organisatiestructuur? Bekijk dan de cursus Organiseren & Functioneren