Onduidelijkheid bij medewerker

Onduidelijkheid bij een medewerker kan voor veel problemen zorgen. Voor zowel de medewerker zelf, als de organisatie. Als werkgever of leidinggevende is het jouw taak om deze onduidelijkheid te voorkomen of te verhelpen als dat nodig is. Hoe deze onduidelijkheid bij medewerkers kan ontstaan en wat je er aan kan doen, lees je in dit artikel.

Hoe ontstaat onduidelijkheid bij een medewerker?

Onduidelijkheid bij een medewerker kan op verschillende manieren ontstaan. De oorzaak kan bij de leidinggevende of de organisatie liggen, maar kan natuurlijk ook bij de medewerker zelf liggen.

Hoewel het grootste gedeelte bereidwillig is, zijn er ook medewerkers die dit niet zijn. Op alles wat hen wordt aangereikt zeggen ze dat het niet kan en zijn totaal niet in staat om ook maar iets aan te pakken. Dit heeft niets te maken met het opleidingsniveau. Dit heeft te maken met iemands houding.

Het grootste gedeelte van de medewerkers is wel bereidwillig, maar dit betekent niet dat er geen onduidelijkheid kan ontstaan. Bij deze groep kan dit op verschillende manieren ontstaan.

Niet goed ingewerkt

Bij bedrijven die hard groeien is er vaak genoeg budget om nieuwe medewerkers aan te nemen, maar er wordt niet de tijd genomen om deze medewerkers ook goed in te werken. Er ontstaat natuurlijk onduidelijkheid bij een medewerker die niet goed is ingewerkt. Vervolgens is het te druk om het inwerktraject goed af te maken. Op deze manier geef je een nieuwe medewerker niet de kans om goed te kunnen functioneren.

Onduidelijkheid bij medewerker door veranderende taken

Iemand die goed is ingewerkt op een bepaalde functie, maar te maken krijgt met constant veranderende taken, weet na verloop van tijd niet meer wat hij wel en niet moet doen. Ook dit is iets wat je ziet bij snel veranderende organisaties.

Gebrek aan overzicht

Voor een medewerker is het belangrijk om voldoende overzicht te hebben en niet alleen op een eilandje te zitten. Een medewerker op de financiële afdeling die orders verwerkt, zou minimaal op de hoogte moeten zijn van hoe het salesproces verloopt dat zich afspeelt voordat hij de salesorder krijgt. Daarnaast zou hij moeten weten hoe de productie verloopt als hij de salesorder doorzet. Op deze manier wordt het belang duidelijk van hetgeen wat hij doet.

Gebrek aan overeenstemming bij leidinggevenden

Wanneer een medewerker te maken heeft met meerdere leidinggevenden, dan kan dit voor onduidelijkheid zorgen. Zeker wanneer de ene leidinggevende iets anders zegt dan de andere. Dit zorgt natuurlijk voor veel onduidelijkheid bij de medewerker.

Effecten van onduidelijkheid bij medewerker

Een van de gevolgen van onduidelijkheid bij medewerkers is verspilling. Een medewerker die niet goed weet wat hij moet doen of hoe hij iets moet doen, verspilt tijd en middelen als hij dit zelf gaat uitzoeken. De kans is namelijk groot dat dit op een eerder moment al is uitgezocht, wat het natuurlijk verspilling maakt om dat nog een keer te doen.

Onduidelijkheid bij personeel zorgt er dus voor dat iemand niet productief is. Na verloop van tijd gaat iemand niet lekker in z’n vel zitten. Het voelt voor een medewerker niet goed om ergens te zijn waar hij of zij voor zijn gevoel te weinig bijdraagt. Uiteindelijk kan dit leiden tot het vertrek van de medewerker.

Wat verwacht een medewerker?

Natuurlijk worden er dingen van een medewerker verwacht. Maar andersom verwacht een medewerker natuurlijk ook verschillende dingen. Naast de gebruikelijke dingen, salaris, werktijden, enzovoort, verwacht een medewerker ook duidelijkheid. Een medewerker verwacht dat duidelijk is wat er van hem verwacht wordt en wat hij of zij moet doen. Als werkgever is het dus jouw taak om voor deze duidelijkheid te zorgen.

Hoe zorg je voor duidelijkheid bij een medewerker?

Een medewerker die goed wil functioneren moet daar wel in gefaciliteerd worden. Dit is de taak van de organisatie. Jij moet een omgeving creëren waar medewerkers goed kunnen functioneren. Om voor de duidelijkheid te zorgen die medewerkers nodig hebben, maak je gebruik van functieomschrijvingen en een organiseerbord.

Functieomschrijvingen

Zorg dat er voor elke functie een functieomschrijving is. Een functieomschrijving is niet zo maar een blaadje met een aantal taken die iemand moet uitvoeren. In een goede functieomschrijving staat onder andere het doel van de functie, een lijst met alle taken die onder deze specifieke functie vallen en een aftekenblad die een nieuwe medewerker doorloopt als hij ingewerkt wordt op deze functie. Daarnaast zou een nieuwe medewerker een map of overzicht moeten krijgen waar alle documenten in staan die hij nodig heeft om de functie goed uit te voeren.

Natuurlijk kost het tijd om goede functieomschrijvingen te maken, maar de tijd die je hierin investeert, rechtvaardigt de tijd die het oplevert. Er wordt onduidelijkheid bij medewerkers mee voorkomen.

Organiseerbord

Onduidelijkheid bij medewerkers kan ook voorkomen worden door gebruik te maken van een organiseerbord. Een organiseerbord is een overzicht van alle functies en hoe deze met elkaar samenhangen. Het laat de communicatielijnen van een organisatie zien. Op deze manier weten medewerkers hoe de lijnen in een bedrijf lopen en ze weten van elkaar wie waarvoor verantwoordelijk is.

Wil je meer weten of het gebruik van een organiseerbord? Bekijk dan dit artikel: Organisatiestructuur, hoe belangrijk is dat?