Effectief vergaderen

In de meeste bedrijven wordt regelmatig vergaderd. Uitloop en vergaderingen zonder duidelijke afspraken zijn hierbij geen uitzondering. In dit artikel lees je hoe je ervoor kan zorgen dat een vergadering niet langer duurt dan nodig is en hoe je effectief kan vergaderen.

Effectief vergaderen met een planning

Om effectief te kunnen vergaderen is het verstandig om vooraf een planning te maken van de punten die tijdens de vergadering besproken gaan worden. Zorg dat de deelnemers op de hoogte zijn van de agendapunten, zodat zij zich kunnen voorbereiden. Op deze manier is het voor iedereen duidelijk wat er besproken gaat worden.

Om te voorkomen dat de vergadering uitloopt, bepaal je vooraf hoeveel tijd er aan de vergadering besteed wordt. Bepaal vervolgens hoeveel tijd er per agendapunt besteed wordt. Breng de deelnemers hiervan op de hoogte. Op deze manier neem je de controle over de tijd en kan voorkomen worden dat de vergadering langer duurt dan gepland.

Bepaal het doel van de vergadering

Bedenk voor de vergadering wat het doel is en welk resultaat je wilt bereiken. Is het bijvoorbeeld een meeting om een belangrijke beslissing te nemen of is het een meeting om informatie met collega’s te delen? Zorg ervoor dat de deelnemers weten wat het doel is, zodat zij weten wat er van hen verwacht wordt. Houd dit doel tijdens de vergadering voor ogen en bepaal achteraf of het resultaat is behaald.

Het komt vaak voor dat vergaderingen standaard worden ingepland, zonder dat de vergadering een echt doel heeft. Het is zonde van de tijd om te vergaderen over zaken die ook via de mail of een-op-een besproken kunnen worden. Ga daarom na of het echt nodig is om de vergadering te houden.

Ken elkaars verantwoordelijkheden

Zorg dat je van elkaar weet wie wat doet en wie waar voor verantwoordelijk is. Het heeft natuurlijk weinig zin om iemand aan te spreken op verantwoordelijkheden die niet onder zijn functie vallen. Het heeft ook geen zin om tijdens een vergadering beslissingen te nemen zonder dat degene die daarvoor verantwoordelijk is, daar bij is. Als iedereen elkaars taken en verantwoordelijkheden kent, kan je veel onnodige communicatie besparen.

Als je een bericht of mail ontvangt die niet voor jou bestemd is, stuur het dan niet door. Stuur het terug naar degene die het bericht gestuurd heeft. Dit voorkomt veel verwarring en dubbel werk. Degene die het bericht in eerste instantie verstuurd heeft, kan dan uitzoeken naar wie het bericht wel moet. Hiermee wordt voorkomen dat deze persoon dit in de toekomst nog een keer doet.

Effectief vergaderen met een prioriteitenlijst

Om effectief te kunnen vergaderen is het handig om vooraf een prioriteitenlijst te maken van de agendapunten. Mocht er niet genoeg tijd zijn om alle punten te bespreken, dan weet je zeker dat de belangrijkste agendapunten besproken zijn.

Vermijd algemeenheden

Als je tijdens een vergadering iets doorgeeft of een probleem aankaart, ben dan specifiek. Geef geen algemeenheden: “niemand vindt het hier meer leuk” of “ze vinden allemaal dat de werkdruk te hoog is”. Zorg dat je specifiek bent, zeker als je een probleem bespreekt.

Bereid de vergadering voor

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat een vergadering gemakkelijker verloopt. Zorg ervoor dat je weet wat de agendapunten zijn, dat iedereen op de hoogte gebracht is van deze agendapunten en zorg ervoor dat de praktische zaken geregeld zijn. Denk bijvoorbeeld aan een geschikte ruimte. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je effectief kan vergaderen en besluiten gemakkelijker genomen kunnen worden.

Zorg dat je niet gestoord wordt

Om een vergadering zo effectief mogelijk te kunnen laten verlopen is het verstandig om ervoor te zorgen dat je niet gestoord wordt. Zet daarom je telefoon op stil of zet je notificaties uit. Door deze kleine onderbrekingen kan een vergadering veel langer duren dan nodig is.

Wil je meer weten over effectief omgaan met tijd? Lees dan Time management verbeteren