Effectief leidinggeven, wat zou een leidinggevende moeten doen?

Effectief leidinggeven, hoe doe je dat? En waar moet je rekening mee houden in de omgang met medewerkers? In dit artikel lees je taken die een leidinggevende heeft, wat de kenmerken van de leidinggevende zijn en hoe je moet omgaan met medewerkers.

Primaire taken effectief leidinggeven

Effectief leidinggeven houdt primair in dat ervoor wordt gezorgd dat de doelstellingen van de organisatie of de afdeling worden behaald. Dit wordt gedaan met behulp van een passende organisatie en bekwaam personeel. Een leidinggevende moet zorgen dat zijn organisatie of afdeling het werk gedaan krijgt. Hij moet de taken met de medewerkers begrijpen en hen zover krijgen dat ze vakkundig te werk gaan en de verantwoordelijkheid nemen die bij de functie hoort.

Secundaire taken effectief leidinggeven

Naast de primaire taak, het behalen van de doelstellingen van de organisatie, heeft een leidinggevende nog verschillende andere taken. Als leidinggevende moet je ervoor zorgen dat het beleid wordt nageleefd. Het beleid in een bedrijf zijn de regels en richtlijnen aan de hand waarvan de organisatie te werk gaat. Dit beleid wordt opgesteld uit de doelstellingen en moet de er dus ook aan bijdragen dat deze doelstellingen worden behaald. De leidinggevende zorgt dat het beleid wordt nageleefd en maakt een nieuw beleid als dat nodig is.

Als leidinggevende ben je ook verantwoordelijk voor de planning van campagnes en activiteiten. Afhankelijk van de afdeling waar je verantwoordelijk voor bent, zet je bijvoorbeeld campagnes op om nieuwe vraag te creëren, stel je de productieplanning op, zet je targets voor de salesafdeling of maak je een planning om uitstaande facturen op tijd te innen.

Als leidinggevende heb je altijd te maken met personeel. Daarom is het erg belangrijk om altijd te werken aan het begrip van medewerkers, hun functies en de taken die worden uitgevoerd en het verbeteren van de activiteiten die gedaan worden.

Effectief leidinggeven houdt ook in dat je rekening houdt met de werklast die medewerkers hebben. Een te hoge, maar ook een te lage werkdruk kan leiden tot het verlies van motivatie en moreel. Zorg dat een medewerker zelf achter de taken staat waar hij verantwoordelijk voor is en maak duidelijk hoe hij bijdraagt aan de organisatiedoelen.

Wil je meer weten over het motiveren van medewerkers? Lees dan Medewerkers motiveren

Leidinggeven en operationele werkzaamheden

Als leidinggevende moet je je er bewust van zijn dat je bovenstaande taken hebt. Elke andere activiteit valt onder een andere functie. Je moet er zeker van zijn dat je voldoende tijd besteedt aan je functie als leidinggevende en niet aan taken die onder de verantwoordelijkheid van medewerkers vallen. Als je te veel operationele werkzaamheden uitvoert, ontneem je medewerkers de kans om verantwoordelijkheid te nemen en zal je agenda vollopen met taken die iemand anders uit zou moeten voeren.

De taak van een leidinggevende is ervoor zorgen dat de doelstellingen worden behaald door de juiste medewerkers de juiste taken te geven. Je moet er op letten dat ‘tijdelijke’ oplossingen, bijvoorbeeld medewerkers op andere functies zetten, schadelijk kunnen zijn. Je ontneemt op deze manier een medewerker de kans om zijn functie goed uit te voeren. Als dit soort ‘tijdelijke’ oplossingen vaker voorkomen, moet je voorzorgsmaatregelen nemen om te voorkomen dat deze situaties zich blijven voordoen. Dit kan door functies aan te passen of door een nieuwe functie te creëren.

Omgaan met medewerkers

Als leidinggevende is het niet verstandig om kritische of verwarrende berichten naar medewerkers te sturen die betrekking hebben op de uitvoering van hun functie. Zaken die betrekking hebben op het functioneren van medewerkers moeten persoonlijk met een medewerker besproken worden.

Kritische of verstorende berichten kunnen de interne communicatie ernstig verstoren. Verlang van medewerkers dus ook dat zij persoonlijke zaken of zaken met betrekking tot het functioneren persoonlijk bespreken. Een verontrustende mail met tien collega’s in de cc kan voor veel onrust zorgen. Bespreek dit soort zaken dus persoonlijk.

Als een bedrijf verschillende vestigingen heeft en de leidinggevende heeft een probleem met een medewerker is het niet verstandig om een bericht te sturen. In dit geval is het aan te raden om een leidinggevende in de vestiging van de medewerker de situatie uit te leggen en hem persoonlijk contact te laten opnemen met de medewerker.

Kenmerken leidinggevende

Een leidinggevende is iemand die de taken en acties in een organisatie uitgevoerd krijgt om de doelstellingen van de organisatie te behalen. Het werk in de organisatie hangt niet af van de leidinggevende, het hangt af van zijn begeleiding. Daarnaast hangt het uiteraard af van de medewerkers en mate waarin zij het werk uitvoeren om de doelstellingen van hun functie te bereiken.

Voor een medewerker is het lastig om goed zijn taken uit te voeren wanneer ze geen goede leidinggevende hebben die het geheel begeleidt en zorgt voor de coördinatie tussen functies.

Een leidinggevende zou in staat moeten zijn om elke functie onder hem goed uit te voeren. Op deze manier weet je als leidinggevende wat de functies precies inhouden. Een leidinggevende wordt dus gekozen aan de hand van zijn kennis van de organisatie. Daarnaast moet hij kunnen omgaan met mensen en in staat zijn hen te helpen begrip te ontwikkelen voor de taken die zij hebben. Hij moet het ‘hoe en waarom’ van de functies kennen, de relatie met andere functies coördineren en hij moet weten hoe de communicatie tussen de functies wordt opgezet. Effectief leidinggeven houdt natuurlijk ook in dat je via een ander iets gedaan kan krijgen.

Effectief leidinggeven tips

1. Pak een gevonden fout aan en corrigeer hem.

Als leidinggevende ben je er verantwoordelijk voor dat het werk gedaan wordt. Fouten kunnen voorkomen, maar het is wel zaak om direct te handelen als je een fout tegenkomt. Met ‘het zal niet meer gebeuren’ ben je er niet. Kijk wat de oorzaak van de fout is en los deze op.

2. De meeste oorzaken van klachten zijn niet gebaseerd op wangedrag maar op misbegrip.

Het grootste deel van fouten en klachten komt niet door wangedrag, maar doordat iemand niet weet hoe hij of zij iets moet doen of doordat niet bekend is wat het beleid is.

3. Mensen zijn bereid hun best te doen en zullen dat doen totdat ze er herhaaldelijk over op hun kop krijgen.

De meeste mensen zijn bereid om hun best te doen voor de organisatie, maar deze bereidheid wordt minder naarmate ze herhaaldelijk op hun kop krijgen. Als iemand iets fout doet, ga dan in gesprek en kijk hoe je hem kan helpen. Heeft iemand scholing nodig, is de werkdruk te hoog of is hij niet goed ingewerkt? Zoek uit wat er aan de hand is.

Meer weten over leidinggeven? Bekijk dan ook eens onze cursus Succesvol Leiderschap.