Blogs

Bedrijfsorganisatie stap 1

Hoe een ondernemer de bedrijfsorganisatie goed op poten kan zetten, kan veel vragen oproepen. Zeker naarmate een bedrijf groeit en er meer georganiseerd zal moeten worden om alles in goede banen te leiden. Het kan lastig zijn om de bedrijfsorganisatie op een dusdanige manier vorm te geven dat deze ook in de toekomst gebruikt kan worden. In dit artikel vind je een goede eerste stap die je kan zetten bij het organiseren van je bedrijf.

Bepaal je waardevolle eindproduct

Voordat je gaat bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de communicatielijnen vervolgens moeten lopen is het belangrijk dat helemaal duidelijk is wat je waardevolle eindproduct is. Een waardevol eindproduct is per definitie iets dat tegen een bijdrage van andere activiteiten kan worden uitgewisseld. Denk bijvoorbeeld aan geld, voedsel, onderdak of medewerking.

Bepaal dus wat voor jouw organisatie het waardevolle eindproduct (WEP) is. Een goede bedrijfsorganisatie vergroot het productievolume en kan voor een verbeterde kwaliteit zorgen. Echter zal het daadwerkelijke voortbestaan van een bedrijf bepaald worden door het waardevolle eindproduct dat er is. Je kan als bedrijf alles goed georganiseerd hebben, maar als er geen product is dat kan worden uitgewisseld, dan houdt het snel op.

Net zoals elk bedrijf een waardevol eindproduct heeft, heeft elke functie binnen de organisatie ook een WEP. Elke functie zou namelijk bij moeten dragen aan de totstandkoming van het WEP van het bedrijf. Want waarom zouden er functies in een organisatie zijn die in geen enkel opzicht iets bijdragen aan die organisatie?

WEP van het bedrijf

Elk bedrijf heeft dus een waardevol eindproduct. Een paar voorbeelden:

WEP van een Tuinbouwbedrijf: Een hoge appelproductie van hoge kwaliteit, waar de consument tevreden over is.
WEP van een ICT-bedrijf: Optimaal functionerende IT-omgevingen die zorgen voor continuïteit in de bedrijfsvoering van klanten.
WEP van een hoveniersbedrijf: Groenprojecten die volgens de specificaties en afspraken met de klant zijn gemaakt en op tijd zijn opgeleverd.

Veel kan worden afgeleid uit een rondvraag onder medewerkers met de vraag: ‘wat zijn de waardevolle eindproducten van dit bedrijf?’. Vaak zal blijken dat iedereen een eigen versie heeft. Medewerkers bepalen vaak vervolgens zelf wat er moet gebeuren om ‘hun’ WEP te realiseren. Medewerkers kunnen met van alles bezig zijn dat geen enkele relatie heeft met datgene wat het bedrijf in feite zou moeten doen.

Het zijn natuurlijk de medewerkers die het werk uitvoeren. Wanneer iedereen zijn eigen ideeën heeft en zijn eigen taken vaststelt, kan je te maken krijgen met een hoop verspilling van bijvoorbeeld tijd en middelen. Daarnaast kunnen er conflicten ontstaan als iedereen zijn activiteiten een tegengestelde richting instuurt.

‘’Wanneer de waardevolle eindproducten precies bekend zijn en wanneer daar overeenstemming over bestaat, kan de activiteit van een groep, tot succes leiden’’

Bedrijfsorganisatie en het waardevolle eindproduct

Naarmate een bedrijf groeit en de functies zich opsplitsen, kunnen mensen uit het oog verliezen wat het WEP van het bedrijf is. Daarnaast kan je te maken krijgen met iets dat lijkt op tegenstijdige belangen: de productieafdeling wil investeren in een nieuwe machine en de financiële afdeling wil geen risico lopen. Hier blijkt dus uit dat de verschillende afdelingen een ander waardevol eindproduct voor ogen hebben.

Zorg er daarom voor dat er altijd overeenstemming is over wat het WEP is van de gehele organisatie. Hiermee vermijd je conflicten en kunnen er gemakkelijker beslissingen genomen worden. Als iedereen weet wat het WEP is en het daarover eens is, dan kan iedereen daar ook naar toe werken en werkt iedereen dezelfde richting op.

Wil je meer weten over organisatiestructuur en het belang daarvan? Lees dan Organisatiestructuur, hoe belangrijk is dat?

WEP per functie

Alle activiteiten van de individuele medewerkers moeten op één of andere manier bijdragen aan het waardevolle eindproduct van het bedrijf. Als dit niet gebeurt en iedereen doet iets anders, dan valt de groep uit elkaar. Dit houdt dus in dat de afzonderlijke medewerkers elk een eigen WEP hebben.

Enkele voorbeelden:

Algemeen directeur: Een levensvatbaar, groeiend bedrijf.
Productiemanager: Tijdig en economisch geproduceerde producten van hoge kwaliteit.
Medewerker personeelszaken: Effectief personeel dat op de functie is gezet en is ingewerkt.

Zorg er dus voor dat voor iedere medewerker duidelijk is wat zijn bijdrage is aan het WEP van de organisatie.

Achterwaarts organiseren

Om de bedrijfsorganisatie op poten te krijgen is het dus handig om achterwaarts te organiseren. Je bekijkt eerst wat het daadwerkelijk geproduceerde product is. Om dit tot stand te brengen ga je bekijken welke bijdrage elke medewerker moet doen om tot dit product te komen. Hiermee maakt je vervolgens ook de overbodige werkzaamheden inzichtelijk.

Bedrijf organiseren, de volgende stap

In de volgende stap ga je verder in op wat er precies nodig is om tot de waardevolle eindproducten van elke medewerker te komen. Je maakt een lijst met elk subproduct dat nodig is om tot het eindproduct te komen. Elke medewerker heeft dan een lijst met subproducten en hij of zij zou dus ook het grootste gedeelte van zijn tijd moeten besteden aan het realiseren van die subproducten. De rest is overbodig.

Wil je meer leren over bedrijfsorganisatie? Bekijk dan eens onze cursus Organiseren & Functioneren.