Ad hoc werkzaamheden, hoe ga je daarmee om?
Ad hoc werkzaamheden komen enorm veel voor bij ondernemers en leidinggevenden. Deze onverwachte taken kunnen een groot effect hebben op de dagelijkse gang van zaken. In dit artikel lees je wat ad hoc werkzaamheden precies zijn, wat het effect hiervan is en hoe je ermee omgaat.
Wat zijn ad hoc werkzaamheden?
Ad hoc werk is taken die onverwachts opduiken en onmiddellijk aandacht vereisen. Doordat deze taken de onmiddellijke aandacht vereisen, worden de geplande activiteiten onderbroken.
Denk aan een klant die een spoedverzoek heeft, een plotseling probleem met een medewerker, of een technische storing die direct opgelost moet worden. Hoewel zulke taken onvermijdelijk zijn, kunnen ze de dagelijkse gang van zaken behoorlijk verstoren.
Wat gebeurt er als je constant ad hoc werkt?
Verstoring in de planning. Alles wat extra is en tussendoor komt, gaat ten koste van de geplande werkzaamheden. Dit betekent niet per se dat de geplande werkzaamheden niet worden uitgevoerd, maar dat is wel een gevaar.
Onverwachts extra werk wordt door medewerkers vaak als vervelend ervaren. Medewerkers stellen zich ergens op in. Als een medewerker extra werk krijgt, ook al zou dit binnen de planning moeten kunnen passen, wordt dit toch als vervelend ervaren door veel medewerkers. Noem het een gebrek aan flexibiliteit. Uiteraard geldt dit niet voor alle medewerkers, maar het komt wel veel voor.

Minder productiviteit. De aandacht verschuift van de ene naar de andere taak. Hoe vaker dit gebeurt, hoe verder de productiviteit daalt.
Veel ad hoc werkzaamheden kunnen leiden tot stress of frustratie. Medewerkers kunnen zich opgejaagd voelen doordat ze zich constant met verschillende dingen bezig moeten houden.
Gebrek aan focus. Wat heeft nu prioriteit en wat niet? Als je constant van werkzaamheden moet wisselen wordt het lastig om te bepalen wat nu prioriteit heeft en wat niet.
Hoe ga je met ad hoc werk om?
1. Identificeer de oorzaken
Analyseer waarom bepaalde taken ad hoc worden. Denk bijvoorbeeld aan een klant die vaak last-minute wijzigingen doorgeeft of systemen die regelmatig uitvallen.
2. Breng structuur aan
Bepaal welke taken prioriteit hebben en welke niet. Zorg ervoor dat de taken die geen prioriteit hebben, niet de normale werkzaamheden verdringen. Maak voor de taken die prioriteit hebben een planning waarin staat wie het doet en wanneer het af moet zijn.
3. Wijs een verantwoordelijke aan
Ad hoc werkzaamheden hebben de neiging om langs meer medewerkers te gaan dan nodig. Wijs een verantwoordelijke voor de taak aan en maak de afspraak dat alleen die collega’s erbij worden betrokken die nodig zijn.
4. Bewaak de voortgang
Zorg ervoor dat de werkzaamheden binnen de gestelde tijd gedaan zijn door de aangewezen verantwoordelijke. Houd er rekening mee dat als je alle ad hoc werkzaamheden zelf uitvoert en niets delegeert, je een groot deel van de week bezig bent met dit soort taken.
5. Pak de oorzaak aan
In stap 1 heb je de oorzaak geïdentificeerd. Pak deze oorzaak aan. Heb je een klant die altijd op het laatste moment iets wil wijzigen? Ga hier simpelweg over in gesprek. Heb je een medewerker die altijd te laat zijn taken af heeft? Ga in gesprek en pak dit aan.
Wil je productiever werken? In dit artikel lees je er alles over: Productiever werken.
Tips
Stel prioriteiten
Zorg ervoor dat medewerkers weten wat ze prioriteit moeten geven en wat niet. Op basis van de juiste prioriteiten kunnen veel ad hoc werkzaamheden in de standaard planning verwerkt worden.
‘Nee’ is ook een antwoord
Als ondernemer of leidinggevende kun je niet overal ‘ja’ opzeggen. Je kunt niet op elk verzoek ingaan. Sommige verzoeken leveren weinig op en hebben een grote impact op de organisatie. Kijk hier kritisch naar.

Verbeter de processen
Iets wat niet goed georganiseerd is, zorgt voor veel ad hoc werkzaamheden. Kijk hoe de processen lopen en verbeter daar waar ad hoc werk ontstaat.
Cluster vergelijkbare taken
Bundel zoveel mogelijk vergelijkbare taken. Dit kan je veel tijd besparen.
Bepaal de urgentie
Veel taken die in eerste instantie urgent lijken, zijn dat niet. Vraag altijd wanneer de ander het nodig heeft. Als je het antwoord ‘zo snel mogelijk’ krijgt, vraag dan door wanneer de ander het gaat gebruiken.
Ad hoc werkzaamheden komen in elk bedrijf voor, maar met de juiste aanpak kun je de impact ervan onder controle krijgen. Ben je toe aan meer rust als ondernemer of leidinggevende met minder ad hoc werk? Bekijk de cursus Succesvol Leiderschap.