Verdere verdieping in het effectief communiceren

Zoals eerder al werd geschreven; Goed, duidelijk en vooral effectief communiceren is iets wat voor velen lastig blijft. Miscommunicatie en aannames zijn bekende valkuilen die je het liefst wilt voorkomen. Eerder gaven wij al tips om effectiever te gaan communiceren. In deze blog geven wij weer een boel tips.

1. Weet wat communicatie is

Goede communicatie is onder andere weten wat communicatie betekent. Communicatie volgt een exacte formule. Deze is: oorzaak, afstand, effect, met intentie, aandacht en duplicatie, begrip.

Oorzaak

De persoon die iets zegt is in dit geval de oorzaak van de communicatie.

Afstand

Dit is de afstand tussen de 2 personen; de personen moeten op de juiste afstand van elkaar staan zodat het voor beiden prettig voelt en de communicatie gemakkelijk overgebracht kan worden.

Effect

Met effect wordt de persoon bedoeld die de communicatie ontvangt; deze persoon is ‘het effect’ van de communicatie van de ander genaamd ‘de oorzaak’.

Intentie

Je moet voldoende intentie (het voornemen om een handeling te verrichten) hebben om bij de ontvanger binnen te dringen. Je boodschap moet aankomen. Als je intentie niet hoog genoeg is, dan kan dit zich uiten in bijvoorbeeld zacht praten, mompelen, niet goed articuleren, etc. Op deze manier kan het zijn dat de boodschap niet binnen komt bij de ontvanger.

Aandacht

De aandacht van de ontvanger moet naar de zender (oorzaak) uitgaan. Als de ontvanger zich focust op totaal andere dingen kan het zijn dat hij de boodschap niet ziet/hoort en daardoor niet ontvangt. Als oorzaak zul je er dus in eerste instantie voor moeten zorgen dat je de aandacht van de ontvanger krijgt.

Duplicatie

Wanneer de ontvanger de boodschap binnen heeft gekregen is het belangrijk dat hij/zij dit kan dupliceren. Met dupliceren bedoelen we herhalen, een kopie kunnen maken. Wanneer dit goed gedupliceerd wordt dan heeft de ontvanger de boodschap goed begrepen.

Je zult de situatie wel herkennen. Je zegt iets tegen iemand en diegene geeft een merkwaardige reactie op hetgeen wat jij gezegd hebt. Vervolgens ontstaat er een vreemde situatie, omdat de boodschap niet begrepen is. Een van de factoren gaat hiermee omlaag en vervolgens schiet de hele ARC (wordt bij punt 2 uitgelegd) omlaag. Plots blijkt dat de ontvanger het verkeerd had verstaan. Hij kon hetgeen wat jij zei niet dupliceren.

Nu zie je maar hoe belangrijk het is om iets juist te dupliceren.

Begrip

Wanneer iemand iets correct dupliceert, zal de ander datgeen ook moeten gaan begrijpen. Dus wanneer je kijkt naar de afbeelding hierboven:
De duplicatie is ‘Hallo, hoe gaat het met jou?’
Het begrip is dan ‘Ze wil weten hoe het met mij gaat.’

2. Hou de ARC hoog!

Er zijn drie belangrijke factoren die samen ‘begrip’ vormen. Deze zijn ‘affiniteit’ (de mate dat je iemand wel of niet mag), ‘realiteit’ (in hoeverre zit je op dezelfde golflengte als de ander) en de belangrijkste van de drie ‘communicatie’ (het uitwisselen van ideeën). Zonder affiniteit is er geen realiteit of communicatie. Zonder realiteit is er geen affiniteit of communicatie. Zonder communicatie is er noch affiniteit, noch realiteit. Alle drie de factoren staan dus met elkaar in verband en om die reden heten deze samen de ARC-driehoek.

3. Laat de ander weten als je het begrepen hebt.

Als je de ander duidelijk laat weten wanneer je het begrepen hebt, voelt de ander ook niet de neiging om maar door te blijven praten. Dus laat dit op tijd weten. Dit kun je doen door een simpele bevestiging te geven of gewoon door te zeggen dat je hem hebt begrepen of dat het duidelijk is.

4. Luister

Om een ander te begrijpen moet je natuurlijk wel weten wat hij of zij nu precies communiceert. Dit doe je simpelweg door aandachtig te luisteren. Dit is uiteraard niet altijd even makkelijk. Een geschiedenisleraar die ontzettend mooi vertelt over de Renaissance, daar luisteren we makkelijker naar dan naar een geschiedenisleraar die enkel eentonig praat. Toch is het in beide gevallen van belang te luisteren. Hierbij voel je dus geen drang om te onderbreken of om weg te kijken. Je volledige aandacht gaat naar hetgeen wat er gezegd wordt.

Vind je dit nog lastig? Je kunt dit leren door het te doen.

5. Weet hoe je een gesprek beëindigt of van onderwerp verandert

Soms heb je een gesprek met iemand en blijft diegene eindeloos doorpraten of heb je zelf haast en geen tijd om verder in gesprek te gaan. Het is dan belangrijk dat je het gesprek kunt afronden zonder een breuk in de ARC te veroorzaken.

Zorg ook hier er altijd voor dat je bevestiging geeft aan hetgeen wat de ander te melden heeft. Vervolgens kun je het gesprek afronden. Hiermee voorkom je dat die persoon zich niet begrepen voelt.

Voorbeeld: ‘Wat leuk dat je gister naar de dierentuin bent geweest! Zeg, ik ga vlug door met mijn werkzaamheden, ik zie je straks.’

6. Stuur het gesprek

Naast dat je door te bevestigen kunt zorgen dat een gesprek stopt, kun je hiermee ook een gesprek sturen. Dit doe je door de combinatie van bevestigen en vragen.

Bijvoorbeeld; Een werknemer is continue aan het klagen over de kou. Je wordt er dan zelf een beetje pessimistisch van en wilt graag wat vrolijks horen. Je zou dan kunnen antwoorden met: ‘Het is inderdaad erg koud vandaag. Zeg, ga je aankomend weekend nog iets leuks doen?’

7. Zorg dat je positief blijft

Tuurlijk, het komt voor dat je even niet positief bent. Dit kennen we allemaal wel. Maar blijf over het algemeen positief. Dus stel, een collega of kennis doet iets wat jij niet fijn of leuk vindt. Zeg dan niet: ‘Je doet dit niet goed’, maar zeg: ‘Misschien kun je het beter zo doen.’

Op deze manier hou je het positief. Door alles wat je zegt van de positieve kant te benaderen voel je jezelf ook een stuk positiever. Dit straal je automatisch weer uit naar anderen. Overigens geldt dit ook voor positief denken.

8. Zorg dat je de aandacht vasthoudt

Het komt regelmatig voor dat mensen tijdens een gesprek op hun horloge en zelfs telefoon kijken. Dit doen mensen over het algemeen doordat hun aandacht niet bij het gesprek is. Ze vervelen zich misschien of verwachten een belangrijk telefoontje. Dit kan voor de ander, die aan het vertellen is, vervelend overkomen. Om te zorgen dat je aandacht bij het gesprek blijft, maar ook om andermans aandacht bij het gesprek te houden, kun je de ander aankijken.

9. Spreek duidelijk

Ook is het van belang dat je duidelijk bent in je communicatie, dit helpt iemand te begrijpen wat je zegt. Ondanks verstoring of onoplettendheid moet iemand je toch begrepen hebben. Duidelijk articuleren op het juiste volume hoort hier ook bij.

10. Zeg sorry wanneer je iets verkeerd hebt gedaan

Soms ben je wellicht geneigd om jezelf te verdedigen als je iets verkeerd gezegd of gedaan hebt. Ga niet in de verdediging en ga niet onnodig in discussie. Bied gewoon je excuses aan als je iets fout hebt gedaan en probeer niet tegen beter weten in je gelijk te halen. Dit kost alleen maar extra tijd en onnodige discussies.

Bekijk ook eens onze Communicatiecursus.