Bedrijfsbeleid met optimale resultaten

Bijna alle bedrijfseigenaren en managers weten dat schriftelijk beleid belangrijk is om hun bedrijf soepel te leiden. Een schriftelijk beleid duidt op een stelregel die opgesteld en gepubliceerd is door het hoogste management. Dit dient als richtlijn voor bepaalde activiteiten. Met beleid wordt een stelregel bedoeld waarmee aan de gang van zaken richting wordt gegeven. Helaas hebben de meeste ondernemers in de praktijk nauwelijks tot geen schriftelijk beleid. Waarom is dat?

Wij geloven dat ondernemers de noodzaak inzien van een schriftelijk beleid. Toch zijn er meerdere redenen waardoor het niet van de grond komt:

• Het is onduidelijk wie de regels en procedures moet schrijven. Moet het management dit schrijven of besteden we het uit aan onze medewerkers?
• Het schrijven van het beleid lijkt een eeuwigheid te duren.
• Men is bang dat andere taken worden verwaarloosd als medewerkers er tijdens kantooruren tijd in steken. Daarnaast mogen medewerkers hier geen overuren voor maken.
• Medewerkers zijn al overbelast en willen niet nóg meer hooi op hun vork nemen.
• Het management is bang voor de reactie van medewerkers– medewerkers krijgen wellicht het gevoel dat zij hun werk niet goed doen.

Misschien ken je andere redenen, maar dit zijn de meest voorkomende. Deze problemen kunnen zonder al te veel moeite worden aangepakt. Een belangrijke voorwaarde: de persoon die verantwoordelijk is voor het bedrijfsbeleid moet hier ook de toegevoegde waarde van inzien.

Waarom heeft jouw bedrijf een schriftelijk bedrijfsbeleid nodig?

Sommige ondernemers denken dat een schriftelijk beleid slechts een formaliteit is. Maar de belangrijkste redenen zijn zeer praktisch:

• Met geschreven regels en procedures doet iedereen zijn werk op eenzelfde manier. De werkwijze van medewerkers is duurzaam en betrouwbaar.
• Niemand hoeft het wiel opnieuw uit te vinden. Alle regels en procedures zijn gestandaardiseerd en staan op papier. Stel je eens voor hoeveel tijd en geld je hiermee bespaart.
• Nieuwe medewerkers kun je veel efficiënter inwerken. Alle relevante informatie is netjes gedocumenteerd. Ervaren medewerkers hebben minder tijd nodig om de gang van zaken persoonlijk toe te lichten.
• Totdat iemand zeer ervaren in het werk is en alles kan onthouden – is er een schriftelijke verwijzing waar men op kan terugvallen.
• Niets is gebaseerd op meningen en aannames. Dit voorkomt dat medewerkers op een zelfverzonnen wijze werken en andere collega’s verkeerd instrueren.

Door schriftelijk beleid krijgt een groep het werk veel sneller gedaan dan zij gewend zijn. Jouw bedrijf heeft veel minder last van onnodige inspanningen en verspilt daardoor minder tijd.

Hoe maak je een schriftelijk bedrijfsbeleid?

Zet alle bestuurlijke en administratieve regels, werkwijzen en procedures op papier. Beschrijf per functie de werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Het is belangrijk dat deze informatie voor iedereen te begrijpen is.

Natuurlijk zijn er specialisten. Bedrijfsbeleid gaat iemand niet opleiden tot een verpleegkundige of loodgieter. Maar het zorgt er wel voor dat specialisten werken als onderdeel van een groep.

Herken je een van bovenstaande situaties? Neem dan contact op met Jacobs & van Rooij voor een gratis persoonlijk advies inzake jouw situatie.