Interne communicatie verbeteren

Interne communicatie is voor elk bedrijf van essentieel belang. Een goede interne communicatie laat een bedrijf efficiënter werken, de productiviteit gaat omhoog en zorgt voor tevreden medewerkers. In dit artikel lees je wat het precies is, waarom het belangrijk is en je vindt verschillende praktische tips.

Wat is interne communicatie?

Communicatie is het overbrengen van een boodschap van de één naar de ander. Dit kan op verschillende manieren gebeuren. Denk aan een geschreven boodschap, iets dat gezegd wordt of elke andere vorm waarbij iets van de ene persoon naar de andere persoon gaat.

Interne communicatie is de communicatie binnen een organisatie. Bijvoorbeeld de gesprekken tussen collega’s, een mail van de directie naar alle medewerkers, vergaderingen, interne e-mails, intranet of het praatje bij de koffie.

Belang van interne communicatie

Waarom is het eigenlijk belangrijk om aandacht te besteden aan de communicatie binnen jouw bedrijf? Goede communicatie in het bedrijf zorgt ervoor dat de werkzaamheden efficiënt verlopen. De gegevens komen bij de juiste persoon terecht, zonder dat het eerst langs verschillende collega’s gaat die de gegevens helemaal niet nodig hebben. Een vlotte en doeltreffende interne communicatie laat een bedrijf dus efficiënt draaien.

Slecht georganiseerde communicatie zorgt er binnen een bedrijf voor dat medewerkers zich gaan ergeren en dat zorgt voor ontevredenheid. Een medewerker die eindeloos moet wachten tot hij een mail terug krijgt van een collega, gaat zich ergeren. Door goede interne communicatie op te zetten, kan je dit voorkomen.

Tips om de interne communicatie te verbeteren

Hoe en wat je communiceert

Wat je communiceert, bepaalt in veel gevallen hoe je het communiceert. Een ontslaggesprek zal je bijvoorbeeld altijd face to face voeren, maar een algemene mededeling aan het hele team kan ook via de mail.

In sommige gevallen zal je uit meerdere opties kunnen kiezen. Een algemene mededeling kan zowel via de mail als mondeling tijdens een vergadering. In andere gevallen heb je minder opties. Je geeft een instructie bijvoorbeeld altijd schriftelijk net zoals belangrijk bedrijfsbeleid.

Bekijk dus wat er gecommuniceerd wordt en bepaal aan de hand daarvan hoe dat gecommuniceerd wordt.

Zorg voor duidelijke doelen

Duidelijke doelen, die bekend zijn bij de medewerkers, zorgen ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Zorg dat duidelijk is wat de bijdrage van de medewerker is. Duidelijkheid over wat de doelen zijn, zorgt ervoor dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Dit zorgt voor een soepelere interne communicatie.

Maak duidelijke afspraken

Duidelijke afspraken; wie doet wat, wie is waarvoor verantwoordelijk enz. zorgt voor rust in een bedrijf. Net zoals duidelijke doelen, draagt ook dit bij aan een soepelere interne communicatie.

Welke vormen van interne communicatie gebruik je?

Er zijn tientallen vormen van communicatie die je kan gebruiken. Enkele voorbeelden: e-mail, vergaderingen, teams, whatsappgroep, pauzegesprekken, interne nieuwsbrief, intranet, presentaties enz. Bepaal welke voor jouw bedrijf nuttig zijn en aansluiten bij de interne behoefte.

Contact tussen afdelingen

Verschillende afdelingen binnen een bedrijf vormen soms een eigen eilandje, met weinig contact tussen de eilandjes. Er is dan weinig communicatie tussen de afdelingen en soms weten ze van elkaar niet precies wat ze doen. Laat daarom afdelingen met elkaar in contact komen, zodat er gegevens kunnen worden uitgewisseld.

Gezamenlijke activiteit

Een gezamenlijke activiteit met alle medewerkers kan ook bijdragen aan een betere communicatie in het bedrijf. In een ongedwongen sfeer gaan medewerkers met elkaar in gesprek. Deze sfeer wordt mee teruggenomen naar het bedrijf, wat voor een soepelere communicatie zorgt.

Wat alle vormen van communicatie gemeen zouden moeten hebben

Om de zaken in een bedrijf soepel en efficiënt te laten verlopen is het belangrijk dat medewerkers een bepaalde mate van overeenstemming met elkaar hebben. Als twee medewerkers het totaal niet eens zijn, is de kans heel groot dat er weinig gecommuniceerd wordt en de communicatie die plaatsvindt, zal niet altijd even prettig zijn.

Als er veel overeenstemming tussen twee medewerkers is, wordt er veel meer gecommuniceerd. Streef er daarom naar dat er overeenstemming is.

Interne communicatie is een doorlopend proces

De interne communicatie is iets waar je voortdurend aan blijft werken. Blijf het in de gaten houden, blijf het verbeteren en zoek uit wat voor jouw bedrijf werkt en wat niet.

Wil je jouw communicatie verbeteren? Bekijk de Communicatie Cursus