Effectieve persoonlijke communicatie tips

Effectieve persoonlijke communicatie, een hele mond vol. Maar wat is het en vooral, hoe kan je het verbeteren? In dit artikel vind je 9 tips om jouw communicatie te verbeteren, waardoor je gemakkelijker gesprekken kan voeren.

1. Niet je aandacht bij het gesprek

Een veel voorkomende valkuil met betrekking tot effectieve persoonlijke communicatie is dat je je aandacht niet bij het gesprek houdt. Enkele veel voorkomende redenen:

• Je telefoon gaat af;
• Er komt iemand binnen tijdens het gesprek;
• Je aandacht zit nog op iets anders;
• Je bent vermoeid waardoor je je aandacht er niet bij kan houden.

Er zijn natuurlijk nog wel meer redenen te bedenken waarom iemand zijn aandacht niet bij een gesprek kan houden. Desalniettemin is het zaak om je aandacht bij het gesprek te houden. Zorg dat je bovenstaande redenen zoveel mogelijk uitsluit, door je telefoon op stil te zetten, de deur van je kantoor dicht te doen en je aandacht bewust bij het gesprek te houden.

2. Geen aandacht van je gesprekspartner

Als je ervoor gezorgd hebt dat je zelf je aandacht bij het gesprek hebt, kan je aan je gesprekspartner zien of hij of zij erbij is met zijn aandacht. Merk op als je gesprekspartner er niet meer bij is met zijn aandacht. Korte antwoorden op de automatische piloot zijn een goede indicatie dat jouw gesprekspartner er niet meer bij is.

Om je communicatie te verbeteren moet je zorgen dat je de aandacht van de ander vasthoudt of terugpakt. Laat bijvoorbeeld een korte stilte vallen, zodat de ander opmerkt dat er iets verandert en er weer bij is met zijn aandacht. Kort herhalen van hetgeen dat je net hebt gezegd, is ook verstandig als je de aandacht van je gesprekspartner niet meer had.

3. Vooringenomen

Voorkom dat je vooringenomen een gesprek ingaat. Jouw effectieve persoonlijke communicatie wordt enorm beïnvloed als je een gesprek ingaat met bevooroordeelde blik. Zijn enkele van de volgende zinnen herkenbaar:

• ‘Hij zal wel weer niet kunnen komen werken’;
• ‘Hij zal wel weer een probleem hebben’;
• ‘Hij zal wel weer gedoe hebben veroorzaakt’;
• ’Hij zal het waarschijnlijk niet kunnen betalen’;
• Enz.

Probeer die vooringenomen blik te laten varen. Dit heeft een slechte invloed op jouw communicatie. Wees er op z’n minst bewust van, zodat je ervoor kan zorgen dat het geen invloed heeft.

4. Geen begrip

In een gesprek wil je dat jouw gesprekspartner jou begrijpt. Een gesprek zonder dat er begrip ontstaat bij de ander heeft weinig zin. Pas daarom bijvoorbeeld je woordgebruik aan op de ander. Onnodig gebruik van moeilijke woorden, zorgt niet voor een verhoogd begrip bij jouw gesprekspartner.

Het kan ook helpen om tijdens het gesprek af en toe kort samen te vatten wat er besproken is en wat daar de conclusie van is.

5. Geen intentie

In communicatie is intentie de wil of bedoeling om je communicatie te laten ontvangen door je gesprekspartner en de wil om zelf de communicatie van je gesprekspartner te ontvangen. Maar is die intentie of wil er altijd in een gesprek? Dat is niet altijd het geval.

Verlegenheid, angst of simpelweg geen zin hebben in een gesprek, beïnvloeden iemands intentie. Zoals gezegd, komt intentie van twee kanten. Van de verzender van de communicatie en de ontvanger. Bij beide kan een gebrek aan intentie voorkomen.

6. Aannames doen

Nog een veelvoorkomende valkuil met betrekking tot effectieve persoonlijke communicatie: aannames doen. Aannemen wat iemand denkt, vindt, voelt of bedoelt zonder dit te controleren, kan een negatieve invloed op het gesprek hebben. Zorg dat je niet hoort wat je wilt horen, maar luister naar de ander. Controleer of het klopt wat je hoort door vragen te stellen.

7. Gesloten houding

Met je lichaamshouding laat je zien of je geïnteresseerd bent in de ander. Een gesloten houding, met je armen over elkaar, creëert afstand. Zorg dat je tijdens een gesprek bewust bent van je houding en pas dit aan tijdens een gesprek als je merkt dat je houding verandert.

Op een natuurlijke manier oogcontact houden zorgt er ook voor dat je laat zien dat je geïnteresseerd bent. Kijk de ander ontspannen aan zonder iemand aan te staren.

8. Geef een bevestiging

Bevestig jouw gesprekspartner voldoende tijdens een gesprek. Hiermee laat je de ander weten dat je hem of haar gehoord hebt. Als je dit nalaat, bestaat de kans dat de ander te lang door blijft praten. Een simpele bevestiging met ‘oke’, ‘begrijp ik’ of ‘ik snap wat je bedoelt’ is vaak al genoeg.

Gebruik bevestigingen ook in je schriftelijke communicatie. Laat degene die je een opdracht mailt weten als het is gedaan. Hiermee maak je het voor de ander gemakkelijk, omdat hij niet nogmaals hoeft te mailen of het wel of niet afgerond is.

9. Goed luisteren

Goed luisteren heeft met verschillende dingen te maken. Allereest moet je er met je aandacht bij zijn, je moet je niet laten afleiden en je moet met je lichaamshouding laten zien dat je luistert. Soms kan het nodig zijn om de antwoorden even op je in te laten werken, zonder dat je tegelijkertijd met andere dingen in je hoofd bezig bent.

Wil je meer weten over luisteren tijdens een gesprek? Lees dan dit artikel:

Effectieve persoonlijke communicatie verbeteren

Wil je graag jouw communicatie verbeteren waardoor je als ondernemer of leidinggevende effectiever bent? Dat kan. Communicatie bestaat namelijk uit een aantal elementen en deze kan je leren en verbeteren.

Wil je daar meer over weten? Bekijk dan de Communicatie Cursus